Cách thức hoạt động của công cụ đặt phòng trực tuyến

Để giúp bạn giải đáp thắc mắc đó, Ngôi Sao Số xin giới thiệu quy trình từng bước hoạt động của công cụ khi khách hàng thực hiện thao tác đặt phòng trên website khách sạn:

Bước 1: Nhập thông tin

Khi bạn đã sở hữu một công cụ đặt phòng riêng trên làm web khách sạn của mình, bước đầu tiên là bạn cần nhập các thông tin liên quan về khách sạn vào công cụ này. Đừng lo lắng quá, bước này không tốn nhiều thời gian của bạn đâu, bạn chỉ cần nhập:

Công cụ đặt phòng sẽ lưu trữ mọi thông tin cần thiết về từng loại phòng của khách sạn như phòng còn trống hay không, mô tả về phòng đó...Sau đó, công cụ đặt phòng trên website khách sạn của bạn sẽ có giao diện hiển thị giống như hình ảnh sau đây:
 

Bước 2: Đặt phòng

Sau khi công cụ đặt phòng đi vào hoạt động, bạn có thể cho phép khách hàng tiến hành hoạt động đặt phòng trực tuyến trên website khách sạn của mình.

Khi truy cập vào website, nếu khách hàng quan tâm thì họ có thể đặt phòng vào một ngày cụ thể, tùy thuộc vào tình trạng phòng trống được thông báo trong công cụ đặt phòng trực tuyến.

Khách hàng có thể đặt phòng chỉ bằng vài cú nhấp chuột, giảm thiểu các thao tác phức tạp không cần thiết, thông qua đó làm tăng tỷ lệ chuyển đổi của website khách sạn (tỷ lệ khách hàng truy cập chuyển thành khách hàng thực tế) và thúc đẩy doanh thu của khách sạn.

Bước 3: Tình trạng phòng

Nếu bạn lựa chọn một công cụ đặt phòng liên kết với một quản lý kênh thì số lượng phòng trống sẽ được quản lý một cách tự động thông qua tất cả các kênh đặt phòng của khách sạn.

Điều này có nghĩa là khi khách hàng đặt phòng trực tuyến, những phòng trống sẽ được cập nhật ngay lập tức và mọi đại lý của khách sạn đều có thể hiển thị số phòng trống này để khách hàng tiến hành lựa chọn phòng. Quy trình này được thực hiện như bức ảnh dưới đây:
 

Bước 4: Gửi email tự động

Khi khách hàng hoàn thành đặt phòng, số lượng phòng trống còn lại sẽ tiếp tục được cập nhật thông qua quản lý kênh. Một email xác nhận sẽ được gửi tự động đến khách hàng, email này bao gồm mọi thông tin liên quan đến hoạt động đặt phòng mà họ vừa thực hiện.

Thông thường, khách hàng đặt phòng thường phải sử dụng thẻ tín dụng để chuyển tiền, do đó, mục đích của email này là thông báo với khách hàng rằng họ đã đặt phòng thành công, tăng uy tín của khách sạn và tạo sự tin tưởng của khách hàng.

Ngoài ra, bạn hoàn toàn có thể lập trình thêm cho công cụ đặt phòng trực tuyến của mình, một email tự động khác sẽ được gửi đến khách hàng vào một vài ngày trước ngày đặt phòng của họ. Email này có tác dụng nhắc nhở về ngày đặt phòng sắp tới và truyền đạt sự chào đón của khách sạn với du khách.
 

Bước 5: Yêu cầu đánh giá và mã khuyến mại

Sau khi khách hàng hoàn tất kỳ nghỉ của mình tại khách sạn của bạn, một email tự động khác sẽ được gửi cho khách hàng. Email này có tác dụng khuyến khích họ đưa ra các đánh giá về dịch vụ, phòng nghỉ....trên website khách sạn, trên các trang mạng xã hội và các trang web đánh giá du lịch trực tuyến khác. Liệu khách hàng có hài lòng khi nghỉ ngơi tại khách sạn? Những ý kiến phản hồi từ khách hàng là một yếu tố quan trọng để khách sạn có thể cải thiện chất lượng phục vụ của mình.

Ngoài ra, bạn có thể gửi những mã khuyến mại đặc biệt cho những khách hàng đã sử dụng dịch vụ của khách sạn (ví dụ: mã khuyến mại giảm giá, chiết khấu cho lần lưu trú tiếp theo...).

Tất cả những email được liệt kê trong bài viết này chỉ mang tính chất tham khảo, bạn hoàn toàn có thể chỉnh sửa nội dung email phù hợp với đặc tính thương hiệu và đặc điểm công cụ đặt phòng của mình. Ngoài việc công cụ đặt phòng tốt, bạn cần thiết kế website khách sạn chuyên nghiệp ngoài việc website khách sạn đẹp để đáp ứng được nhu cầu của khách hàng, chúc các bạn thành công!