Những hoạt động gì liên quan đến quản lý website?

Quản lý một site hoạt động cần có kế hoạch và sự chuẩn bị.

• Xác định những nhu cầu của môi trường.
• Tạo ra các cuộc gặp mặt để lập kế hoạch cho nội dung mới và thay đổi.

Bài viết dưới đây sẽ trình bày những hoạt động liên quan đến quản lý website, những hoạt động mà nhất thiết phải có kế hoạch và sự chuẩn bị.

 

Tần số của các cuộc họp về xây dựng nội dung web sẽ phụ thuộc vào kiểu site và việc muốn thông tin trên site của bạn thay đổi nhanh như thế nào. Các biên tập viên web, những người làm việc cho công ty với các site luôn thay đổi, làm việc giống như các biên tập viên truyền hình và báo chí. Trong một môi trường thay đổi nhanh như vậy, biên tập viên web có các cuộc họp hàng ngày với các nhân viên của mình gồm các nhà báo và các kỹ thuật viên.

Nó khác với các site tĩnh hơn, biên tập viên web chịu trách nhiệm về một site tĩnh có thể chỉ cần tổ chức các cuộc họp hàng tuần hay hai tuần một lần. Các công ty có các web site thay đổi nhanh tổ chức chúng để phù hợp các dữ liệu thay đổi.

Chúng xác định một kiến trúc tổng thể linh hoạt và duy trì các yếu tố điều hướng trong kiến trúc này. Việc thay đổi thông tin được phục vụ từ các cơ sở dữ liệu cho đến các yếu tố khác nhau về khuôn dạng nhất quán của các trang.

Trong một môi trường thay đổi nhanh, biên tập viên web có một nhóm các nhân viên, mỗi nhân viên chịu trách nhiệm một số nhiệm vụ. Biên tập viên web thiết lập các thủ tục logic và sử dụng phần mềm mạnh để thực hiện quản lý nội dung web site và bổ sung thêm thông tin liên tục thay đổi. Các kênh tin tức như CNN và CNBC, các porta như America Online và Yahoo! và các site sản phẩm như Amazon.com đều là những ví dụ về các site này.

Phần lớn các công ty đều có các web site thay đổi với tốc độ chậm hơn. Nhiều sự thay đổi được biết trước nhiều và cần phải dự tính trước; ở phần lớn các công ty, các cuộc họp lập kế hoạch site hàng tuần là phù hợp.

Các phòng hay các nhà quản lý sản phẩm cần cập nhật site sẽ đến dự các cuộc họp này. Internet cung cấp cho công ty khả năng tiến hành thay đổi site ngay lập tức. Cuộc họp lập kế hoạch site phục vụ cho những thay đổi đã lập kế hoạch. Biên tập viên web sẽ phải thiết lập một thủ tục với nhà tạo nội dung để quản lý các trang luôn thay đổi.
 

 

Khi công ty tung ra một sản phẩm mới, nhà quản lý sản phẩm sẽ tạo ra một danh sách các trang sản phẩm mới. Nhà quản lý này sẽ làm việc với biên tập viên web để tích hợp các trang mới này một cách thông suốt vào web site hiện tại.

Trong tuần triển khai sản phẩm, các thông cáo báo chí, các mẩu tin, và chứng thực của khách hàng sẽ được tạo ra. Biên tập viên web sẽ phải lập kế hoạch địa chỉ đến của các loại thông tin này. Nó bao gồm cả việc tạo ra các yếu tố điều hướng và liên kết thích hợp.

Khi thông tin được tạo ra, nhà quản lý sản phẩm sẽ chuyển cho biên tập viên web các trang web cùng với các câu chuyện để xuất bản. Một công ty có các sản phẩm tĩnh nhưng giá cả thay đổi có thể thấy rằng thông tin sản phẩm có thể thay đổi hàng năm, còn thông tin giá cả thay đổi có thể thay đổi nhanh.

Biên tập viên web có thể tạo ra một thủ tục với những người chịu trách nhiệm cập nhật giá cả. Luồng này có thể hoạt động như sau:

Người chịu trách nhiệm về giá cả cập nhật trang giá cả và gởi e-mail cho biên tập viên web. Biên tập viên web xem xét trang này về khía cạnh tính nhất quán và sau đó xuất bản lên web site.

Nếu giá cả rất động, họ sẽ tạo ra một ứng dụng cơ sở dữ liệu làm việc trực tiếp với trang web này. Một khách tham quan đến web site sẽ xem xét các dữ liệu về giá cả đã được cập nhật trực tiếp từ cơ sở dữ liệu giá cả thay cho từ một trang HTML.

Nếu phòng thông tin tuyên truyền đưa ra rất nhiều công bố báo chí, cần có truy nhập nhanh đến web site để gửi chúng lên web site đó. Phụ thuộc vào môi trường, có thể cung cấp cho họ truy nhập đến phần công báo báo chí của web site, nơi mà họ có thể gởi các công bố báo chí mà không cần phải trải qua quá trình biên tập web chuẩn.

Phần lớn các công ty rất dễ dàng trong việc cho phép thông tin tuyên truyền hạn chế, truy nhập trực tiếp đến Internet, vì tất cả các công bố báo chí đều được xem xét và duyệt trước khi công bố ra ngoài.

Các bước quan trọng nhất trong việc tạo ra một site thương mại điện tử hiệu quả là việc thực hiện và duy trì dịch vụ.

• Phải hiểu các nhu cầu công nghệ của mình và các khả năng công nghệ của công ty để xác định cần cài đặt các dịch vụ của mình ở đâu.
• Vấn đề quan trọng là phải xác định những người chủ chốt chịu trách nhiệm về việc thực hiện site. 
• Phải cung cấp cho những người này thẩm quyền điều hành site thương mại điện tử theo đúng hướng.

Nếu không có đủ nhân sự để thực hiện việc chăm sóc website cũng như quản trị và xây dựng nội dung website một cách chuyên nghiệp, bạn nên nhờ đến dịch vụ quản trị web hay dịch vụ chăm sóc website. Như vậy bạn vừa tiết kiệm chi phí vừa giúp website mới hàng ngày.