Chuyển đổi số có khó? làm thế nào để chuyển đổi số?

Chuyển đổi số là gì?

Theo Wikipedia, Chuyển đổi số (tiếng Anh: Digital transformation, viết tắt DT) là việc vận dụng tính luôn đổi mới, nhanh chóng của công nghệ kỹ thuật để giải quyết vấn đề.

Khái niệm này được ra đời trong thời đại bùng nổ Internet, mô tả những hoạt động đổi mới một cách mạnh mẽ và toàn diện trong cách thức hoạt động của toàn doanh nghiệp, ở tất cả những khía cạnh như cung ứng, sản xuất, hợp tác, mối quan hệ khách hàng hoặc thậm chí là tạo ra những doanh nghiệp mới với cách thức hoạt động mới mẻ hoàn toàn.

Chuyển đổi số không chỉ tác động đến những tổ chức hay doanh nghiệp mà còn tác động đến những nhóm đối tượng khác xoay quanh như là khách hàng, đối tác, nguồn nhân lực, kênh phân phối,...

Khi Doanh nghiệp chuyển từ giấy sang bảng tính sang các ứng dụng thông minh để quản lý doanh nghiệp của mình, Doanh nghiệp có cơ hội hình lại cách Doanh nghiệp kinh doanh – cách Doanh nghiệp thu hút khách hàng – với công nghệ kỹ thuật số về phía Doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu, không cần thiết lập quy trình kinh doanh của bạn và đó là kế hoạch chuyển đổi chúng sau này. Bạn có thể bắt đầu từ việc tin học hóa các quy trình cơ bản nhất.

Với việc tác động khá toàn diện vào đời sống hiện nay, khái niệm chuyển đổi số được sử dụng khá bừa bãi, điều này khiến khái niệm chuyển đổi số bị nhầm lẫn với những khái niệm khác như số hóa và ứng dụng số hóa (digitalization).

Tại Việt Nam, chuyển đổi số (sau đây được viết tắt là CĐS) được hiểu theo nghĩa là quá trình thay đổi từ mô hình truyền thống sang doanh nghiệp số bằng cách áp dụng công nghệ mới như dữ liệu lớn (Big Data), Internet vạn vật (IoT), điện toán đám mây (Cloud)… thay đổi phương thức điều hành, lãnh đạo, quy trình làm việc, văn hóa công ty.

Cần hiểu số hóa và chuyển đổi số là khác nhau

Có không ít người nhầm lẫn hai khái niệm “chuyển đổi số tiếng anh Digital Transformation” và “số hóa”. Vậy làm cách nào để phân biệt được hai định nghĩa này?

Số hóa được hiểu là việc biến đổi các giá trị thực sang dạng số, ví dụ như việc thay vì quản lý hồ sơ nhân viên bằng file cứng thì nay bộ phận nhân sự các tổ chức đã có thể nhập liệu lên file và quản lý trên đó.

Còn “chuyển đổi số” là khi có dữ liệu được số hoá rồi, chúng ta phải sử dụng các công nghệ như AI, Big Data… để phân tích dữ liệu, biến đổi nó và tạo ra một giá trị khác. Có thể hiểu CĐS là mức độ cao cấp hơn số hóa.

Ví dụ Google chỉ một trong rất nhiều công ty trên toàn cầu thành công trong việc không chỉ thay đổi mô hình kinh doanh theo thị trường, mà còn tăng lợi nhuận nhờ CĐS.

Lúc đầu Google không có mô hình kinh doanh cụ thể, hoạt động không lợi nhuận, kiếm được chút lợi nhuận nhờ bán công cụ tìm kiếm. Nhưng từ năm 2003, công ty tung ra AdWords cho phép các công ty mua quảng cáo khi mọi người tìm kiếm trên Google.com. Tiếp theo, năm 2008, Google tạo được doanh thu 21 tỷ USD chỉ từ quảng cáo.

Cách đây không lâu, các doanh nghiệp giữ hồ sơ trên giấy. Cho dù viết tay vào sổ cái hoặc nhập vào tài liệu, dữ liệu kinh doanh là tương tự. Nếu bạn muốn thu thập hoặc chia sẻ thông tin, bạn xử lý các tài liệu vật lý – giấy tờ và các con dấu, máy in xeroxes và fax. Sau đó, máy tính trở thành xu hướng và hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi tất cả các bản ghi trên giấy sang các tệp máy tính kỹ thuật số. 

Chuyển đổi số – Digital Transformation vượt qua các vai trò truyền thống như bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng. Thay vào đó, Chuyển đổi số – Digital Transformation bắt đầu và kết thúc với cách bạn suy nghĩ và thu hút khách hàng theo một cách khác đi.

Khi Doanh nghiệp chuyển từ giấy sang bảng tính sang các ứng dụng thông minh để quản lý doanh nghiệp của mình, Doanh nghiệp có cơ hội  hình lại cách Doanh nghiệp kinh doanh – cách Doanh nghiệp thu hút khách hàng – với công nghệ kỹ thuật số về phía Doanh nghiệp .Đối với các doanh nghiệp nhỏ mới bắt đầu, không cần thiết lập quy trình kinh doanh của bạn và đó là kế hoạch chuyển đổi chúng sau này. Bạn có thể bắt đầu từ việc tin học hóa các quy trình cơ bản nhất.

Bởi vì xây dựng một doanh nghiệp thế kỷ 21 trên các cây bút và sổ cái viết tay sẽ không bao giờ bền vững. Suy nghĩ, lập kế hoạch và xây dựng các phương án kỹ thuật số giúp bạn trở nên nhanh nhẹn, linh hoạt và sẵn sàng phát triển cho doanh nghiệp.

Vì sao chuyển đổi số quan trọng?

Không phải vì là xu hướng nên các doanh nghiệp chuyển đổi số mà chuyển đổi số thực sự mang lại rất nhiều lợi ích cho mọi mặt hoạt động của các công ty: từ điều hành quản lý đến nghiên cứu, kinh doanh….

Để duy trì tính cạnh tranh trong một thị trường toàn cầu thay đổi liên tục, doanh nghiệp phụ thuộc vào khả năng thích ứng nhanh chóng của một tổ chức thông qua việc áp dụng các công nghệ mới.

IDC ước tính rằng chi tiêu trên toàn thế giới cho các công nghệ và dịch vụ cho phép chuyển đổi số sẽ đạt gần 2 nghìn tỷ đô la vào năm 2022 .

Các tổ chức thực hiện chuyển đổi số tập trung vào việc thu hút khách hàng của họ vào những trải nghiệm thú vị trên nhiều kênh. Những người không có nguy cơ tụt lại phía sau.

Chuyển đổi số đóng một vai trò quan trọng trong:

• Trải nghiệm khách hàng: Người tiêu dùng ngày nay có nhiều sự lựa chọn hơn bao giờ hết. Điều đó có nghĩa là các cổ phần rất cao cho các doanh nghiệp không chỉ cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ sáng tạo mà còn cung cấp các tương tác và trải nghiệm có ý nghĩa làm hài lòng khách hàng và thúc đẩy lòng trung thành của thương hiệu. Chỉ cần nghĩ về bao nhiêu sự lựa chọn bạn có để giao thực phẩm những ngày này. Những lý do bạn có thể chọn cái này có thể được liên kết trực tiếp với chuyển đổi số của công ty, cho dù đó là ứng dụng dễ sử dụng, giao dịch liền mạch, dịch vụ khách hàng tốt hay giao hàng nhanh.
• Trải nghiệm của nhân viên: Đây không chỉ là cung cấp cho lực lượng lao động của bạn các ứng dụng và thiết bị mới nhất – mà là tạo ra trải nghiệm đơn giản, hiện đại, đầy đủ hơn cho tài sản quý giá nhất của bạn: nhân viên của bạn. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng các công ty đầu tư vào trải nghiệm của nhân viên có lực lượng lao động năng suất hơn, gắn kết hơn, điều này dẫn đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn. chuyển đổi số có thể giúp các tổ chức cung cấp không chỉ các công cụ mà mọi người cần mà còn truy cập tức thì vào mọi thứ họ cần từ mọi nơi
• Tối ưu hóa quy trình: Khả năng của một tổ chức trong việc cung cấp trải nghiệm tuyệt vời cho nhân viên và khách hàng dựa trên khả năng vận hành liền mạch trên phần phụ trợ. Sắp xếp hợp lý các quy trình công việc, quy trình kỹ thuật số và các tác vụ tự động là tất cả các cách tổ chức có thể tạo ra hiệu quả.
• Số hóa sản phẩm: Điều này đề cập đến việc sử dụng công nghệ để nâng cao sản phẩm hoặc dịch vụ, như các thiết bị được kết nối thông minh hoặc kích hoạt bằng giọng nói. chuyển đổi số không chỉ giúp các công ty luôn đi đầu trong công nghệ, mà còn tạo ra một cơ sở hạ tầng nhanh nhẹn cần thiết để liên tục đổi mới và thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng và nhu cầu của người tiêu dùng.

Số hóa là bước chuyển mọi thông tin sang dạng số.

Cách đây không lâu, các doanh nghiệp giữ hồ sơ trên giấy. Cho dù viết tay vào sổ cái hoặc nhập vào tài liệu, dữ liệu kinh doanh là tương tự. Nếu bạn muốn thu thập hoặc chia sẻ thông tin, bạn xử lý các tài liệu vật lý – giấy tờ và các con dấu, máy in xeroxes và fax. Sau đó, máy tính trở thành xu hướng và hầu hết các doanh nghiệp bắt đầu chuyển đổi tất cả các bản ghi trên giấy sang các tệp máy tính kỹ thuật số.

Đây được gọi là số hóa: quá trình chuyển đổi thông tin từ analog ở thế giới thực sang kỹ thuật số. Đây có thể được gọi là bước tin học hóa, là 1 thành phần của quá trình chuyển đổi số.

Số hóa có tầm quan trọng rất lớn đối với việc xử lý, lưu trữ và truyền dữ liệu, bởi vì nó “cho phép thông tin của tất cả các loại ở mọi định dạng được thực hiện với cùng hiệu quả và cũng được xen kẽ”.

Mặc dù dữ liệu được lưu trữ ở dạng vật lý (analog data) thường ổn định hơn, nhưng dữ liệu số có thể dễ dàng được chia sẻ và truy cập hơn và theo lý thuyết, có thể được truyền đi vô thời hạn, không bị mất mát qua thời gian và qua các lần sao chép dữ liệu, miễn là nó được chuyển sang các định dạng mới, ổn định.  

Số hóa cách sử dụng dữ liệu số để đơn giản hóa cách bạn làm việc và thay đổi cách làm việc của tổ chức

Khi bạn sử dụng thông tin đã được số hóa để làm cho các cách thức hoạt động đơn giản và hiệu quả hơn được gọi là digitalization. Lưu ý từ được thiết lập trong định nghĩa đó: Digitalization không phải là về việc thay đổi cách bạn kinh doanh hoặc tạo ra các loại hình doanh nghiệp mới. Đó là về việc tiếp tục, nhưng nhanh hơn và tốt hơn là dữ liệu của bạn có thể truy cập ngay lập tức và không bị kẹt trong tủ tệp ở đâu đó trong kho lưu trữ bụi.

Chúng ta hãy hình dung về dịch vụ khách hàng, cho dù trong bán lẻ, lĩnh vực hoạt động, hoặc một call center. Digitalization thay đổi dịch vụ mãi mãi bằng cách làm cho hồ sơ khách hàng dễ dàng và nhanh chóng có thể truy xuất thông qua máy tính.

Phương pháp cơ bản của dịch vụ khách hàng không thay đổi, nhưng quá trình thực hiện một cuộc điều tra, tìm kiếm dữ liệu liên quan và đưa ra giải pháp trở nên hiệu quả hơn nhiều khi tìm kiếm sổ cái giấy được thay thế bằng cách nhập một vài lần nhấn phím trên màn hình máy tính hoặc điện thoại di động thiết bị.

Khi công nghệ kỹ thuật số phát triển, mọi người bắt đầu tạo ra ý tưởng sử dụng công nghệ kinh doanh theo những cách mới, và không chỉ để làm những việc cũ nhanh hơn.

Đây là khi ý tưởng về Chuyển đổi số – Digital Transformation bắt đầu hình thành. Với các công nghệ mới, những điều mới – và cách thức mới để thực hiện chúng đột nhiên hiện ra.

Chuyển đổi số là sự thay đổi toàn diện của mô hình và tổ chức kinh doanh bằng các thông tin kỹ thuật số

Chuyển đổi số (Digital Transformation) đang thay đổi cách thức kinh doanh được thực hiện và trong một số trường hợp, tạo ra các lớp doanh nghiệp hoàn toàn mới ví dụ : Facebook, shopify.

Với Chuyển đổi số (Digital Transformation), các công ty đang từng bước và xem xét lại mọi thứ họ làm, từ hệ thống nội bộ đến tương tác của khách hàng cả trực tuyến và trực tiếp. Họ đang đặt ra những câu hỏi lớn như, Doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình của mình theo cách cho phép ra quyết định tốt hơn, hiệu quả thay đổi trò chơi hay trải nghiệm khách hàng tốt hơn với nhiều tính cá nhân hóa hơn không?

Chuyển đổi số là một hành trình với nhiều mục tiêu trung gian được kết nối, cuối cùng, cố gắng tối ưu hóa liên tục qua các quy trình, bộ phận và hệ sinh thái kinh doanh của thời đại siêu kết nối, nơi xây dựng những cây cầu phù hợp (giữa văn phòng trước và văn phòng phía sau, dữ liệu từ ‘mọi thứ ‘và quyết định, con người, đội nhóm, công nghệ, nhiều tay chơi khác nhau trong hệ sinh thái, v.v.) trong chức năng của hành trình đó là chìa khóa để thành công.

Một chiến lược chuyển đổi số nhằm tạo ra khả năng của tận dụng đầy đủ các khả năng và cơ hội của các công nghệ mới và tác động của họ nhanh hơn, tốt hơn và theo cách sáng tạo hơn trong tương lai.  Một hành trình chuyển đổi số cần một cách tiếp cận theo giai đoạn với lộ trình rõ ràng, liên quan đến nhiều bên liên quan, ngoài các silo dữ liệu và các giới hạn bên trong – bên ngoài. 

Netflix là một ví dụ tuyệt vời. Họ bắt đầu như một dịch vụ đặt hàng qua thư và làm gián đoạn việc kinh doanh cho thuê video trực tiếp. Sau đó, sự đổi mới kỹ thuật số đã làm cho video phát trực tuyến quy mô rộng Ngày nay, Netflix tiếp nhận các mạng truyền hình và truyền hình cáp truyền thống và các xưởng sản xuất cùng một lúc bằng cách cung cấp một thư viện nội dung theo yêu cầu ngày càng tăng với giá siêu cạnh tranh.

Digitalization đã cho Netflix khả năng không chỉ truyền phát nội dung video trực tiếp đến khách hàng mà còn có được cái nhìn sâu sắc chưa từng thấy về thói quen và sở thích xem. Họ sử dụng dữ liệu đó để thông báo mọi thứ, từ thiết kế trải nghiệm người dùng đến phát triển các chương trình và phim chiếu đầu tiên tại các hãng phim trong nhà.

Ví dụ cũng tương tự như Amazon cũng đặt nền tảng từ việc chuyển các quyển sách sang ebook và sau cùng là 1 platform thương mại điện tử lớn nhất thế giới.

Thực trạng hiện nay ở Việt Nam về chuyển đổi số

Thủ tướng Chính phủ đã phê duyệt Chương trình chuyển đổi số quốc gia và COVID-19 được coi là thời điểm có một không hai để tiến hành CĐS.

Để nói về thực trạng CĐS trong các công ty ở Việt Nam, có thể mượn lời của ông Nguyễn Huy Dũng, Cục trưởng Cục Tin học hóa phát biểu tại Hội nghị sơ kết công tác 6 tháng đầu năm của Bộ TT&TT “Đại dịch Covid-19 là cú “huých” trăm năm cho chuyển đổi số”.

Có tới 6 lĩnh vực được dự báo sẽ thay đổi mãi mãi sau COVID-19 bao gồm: làm việc trực tuyến; giáo dục trực tuyến; y tế từ xa; các phương tiện lái tự động; mua sắm trực tuyến; Ngành công nghiêp; tổ chức các sự kiện, hội chợ triển lãm ảo trên không gian mạng thay vì tổ chức trong đời thực.

Ở Việt Nam, Chính phủ và Bộ TT&TT đưa ra 3 trụ cột chính của chương trình CĐS quốc gia là chính phủ số, kinh tế số và xã hội số.

Nhìn xa hơn một chút sang người anh em láng giềng Trung Quốc chúng ta cũng sẽ thấy sự chuyển mình mạnh mẽ của các DN trong chiến lược CĐS quốc gia. Và COVID-19 mang tới công cuộc chuyển đổi số với các doanh nghiệp cả tiêu cực lẫn tích cực.

• Ba tác động tích cực là: Cải thiện khả năng hợp tác từ xa; Nâng cao nhận thức về giá trị của chuyển đổi số và Công nghệ thông tin trong tất cả các nhân viên; Tăng cường các khả năng tiếp thị và phát triển kinh doanh trực tuyến.
• Ba tác động tiêu cực là: Không có khả năng gặp trực tiếp khách hàng; Hiệu suất bán hàng giảm đáng kể; Không có khả năng tiếp tục sản xuất.
  Những tác động này cũng tương đồng với thực trạng chuyển đổi số tại các tổ chức tại Việt Nam.

Ở Việt Nam, những ngành diễn ra chuyển đổi số sớm nhất có thể kể đến là: tài chính, giao thông và du lịch. Tuy nhiên, có rất ít tổ chức nhận thức đúng vai trò của CĐS, đặc biệt là các DN vừa và nhỏ – lực lượng chiếm đến 97% tổng số doanh nghiệp.

Theo thống kê có 80% – 90% máy móc sử dụng trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam là nhập khẩu, gần 80% là những công nghệ cũ từ thập niên 1980-1990.

Những rào cản đối với quá trình chuyển đổi số có thể kể đến là:

• 17% thiếu kỹ năng số và nhân lực
• 16,7% thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số
• 15,7% thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong công ty

Chuyển đổi số là một con đường dài nhưng đứng trước thực trạng CĐS trong doanh nghiệp vừa kể trên, các tổ chức cần phải nhanh chóng đẩy mạnh công cuộc số hóa doanh nghiệp, tạo tiền đề vững chắc để CĐS nhanh và thành công.

Làm cách nào để chuyển đổi số ?

Chuyển đổi số là một chủ đề rộng đòi hỏi năng lực về chiến lược và tầm nhìn, con người và văn hóa, quy trình và quản trị, cũng như công nghệ và khả năng như hình dưới đây.

Trước khi bắt đầu thực hiện chuyển đổi số cho tổ chức, chúng tôi khuyên bạn hãy xem xét những câu hỏi sau đây để đánh giá hiện trạng và đưa ra những lộ trình số hoá – chuyển đổi số hợp lý Cho Doanh nghiệp của mình :

Bước 1. Lập kế hoạch

Khi không có sự chuẩn bị tức là bạn đã chuẩn bị cho sự thất bại. Ngược lại, khi có kế hoạch  rõ ràng, tức là bạn đã có một nửa thành công.

Trước khi bắt tay vào các giải pháp chuyển đổi số cụ thể, cấp lãnh đạo, quản lý công ty phải cùng nhau bàn bạc để đưa ra một kế hoạch chi tiết nhất bao gồm: mục tiêu của CĐS là gì, những việc cần làm, thời gian thực hiện cho mỗi công việc, thời gian hoàn thành dự kiến,…

Bước 2. Lập chiến lược

Sau khi có kế hoạch, bước tiếp theo trong quy trình chuyển đổi số trong doanh nghiệp là xác định chiến lược đúng đắn bằng cách tham khảo tài liệu của Bộ TT&TT hoặc tìm hiểu các doanh nghiệp đã CĐS thành công.

Sau đó, dựa vào những đặc thù riêng của mình mà chủ thể DN sẽ xây dựng chiến lược chuyển đổi số phù hợp.

Bước 3. Số hóa tài liệu, quy trình

Số hóa là công cuộc quan trọng đầu tiên trong toàn bộ quá trình CĐS trong doanh nghiệp. Đầu ra của số hóa sẽ là đầu vào, là nguyên liệu không thể thiếu cho CĐS.

Ví dụ một công ty muốn chuyển đổi số với công tác đào tạo nội bộ cho nhân viên thì việc đầu tiên và quan trong phải làm là số hóa các tài liệu đào tạo, đưa các biểu mẫu, quy trình thành tài liệu online. Tài liệu số hóa tốt sẽ mang đến cho doanh nghiệp hiệu quả chuyển đổi số cao.

Bước 4. Chuẩn bị về nhân lực

Trên thực tế, từ các tấm gương doanh nghiệp CĐS thành công có thể dễ dàng nhận thấy bên cạnh việc tập trung vào chuyên môn, họ còn rất chú ý đến công tác đào tạo nguồn nhân lực ứng phó nhanh với sự thay đổi và rủi ro.

Đầu tiên, nhân lực chủ chốt của quy trình chuyển đổi số phải là những thành viên quản lý cấp cao, có vị thế và tầm ảnh hưởng nhất định để chịu trách nhiệm chính.

Bước 5. Đầu tư vào công nghệ

Sau khi khảo sát thì có tới 80% doanh nghiệp vừa và nhỏ (lực lượng chiếm 97% tổng số doanh nghiệp Việt Nam) gặp khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ phục vụ quá trình CĐS.

Mặc dù các nền tảng công nghệ phục vụ CĐS ngày càng trở nên phổ biến thì việc lựa chọn nền tảng phù hợp với DN không hề dễ. Hãy đảm bảo rằng nền tảng công nghệ đó phù hợp với đặc thù của DN mình và thân thiện với nhân viên của mình.

Kết luận

Chuyển đổi kỹ thuật số không còn là điều tốt đẹp nên có. Trong thời đại kỹ thuật số, đó là điều bắt buộc đối với tất cả mọi người từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn. Hiểu điều đó có nghĩa là gì và cách triển khai nó cho doanh nghiệp của bạn là chìa khóa để cạnh tranh trong bối cảnh công nghệ hiện tại và hướng vào khách hàng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp chấp nhận chuyển đổi phải xem xét các mô hình hoạt động, quy trình và công nghệ hiện tại. Họ phải sẵn sàng đổi mới và thử nghiệm để vượt qua các đối thủ cũng đang thích ứng.

Tham khảo thêm

• Google đã tích hợp AI vào Google Workspace, có gì mới?
• Tận dụng Google Workspace: Tăng hiệu suất làm việc và "tránh lạc hậu"
• Tạo email doanh nghiệp, kinh nghiệm chọn mua?
• Chuyển đổi số bằng Google Workspace, tại sao không?
• Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ