Tính năng mới Google Workspace trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp nhỏ

Google nói đã nhận được phản hồi từ khách hàng rằng Google Workspace Individual giúp họ tập trung thời gian vào việc làm những gì họ yêu thích - như gặp gỡ khách hàng và thiết kế các dịch vụ được cá nhân hóa - và giảm thời gian cho các công việc định kỳ như lên lịch cuộc hẹn và gửi email. Trong thông báo mới nhất của Google, Goole sẽ tích hợp chữ ký điện tử ngay trong Google Tài liệu.

[Sắp có] Dễ dàng ký các tài liệu quan trọng ngay trong Google Documents

Nếu bạn là người thường xuyên biên soạn tài liệu, hợp đồng ... có chứa chữ ký, có thể đây là một thách thức khi bạn luôn phải cập nhật các hợp đồng và thỏa thuận khách hàng cần được ký kết và bạn phải liên tục chuyển đổi ngữ cảnh và chuyển đổi giữa các ứng dụng khác nhau để hoàn thành công việc.

Đó là lý do tại sao Google hiện đang tích hợp eSignature vào Google Documents, và giờ đây bạn có thể nhanh chóng thực hiện các thỏa thuận từ giao diện trong Google Documents mà không cần phải chuyển đổi các tab hoặc ứng dụng.

eSignature trong Google Documents sẽ tận dụng cùng một cơ sở hạ tầng bảo mật theo thiết kế và các biện pháp bảo vệ tích hợp mà Google sử dụng để giúp bảo mật thông tin của bạn và bảo vệ quyền riêng tư của bạn. Hãy xem cách eSignature có thể giúp bạn tạo các thỏa thuận:

• Cộng tác trong tài liệu: Cộng tác về các thay đổi trực tiếp trong Google Documents với các nhận xét và đề xuất - không cần xuất tệp để gửi dự thảo hợp đồng qua email.
• Thêm trường vào tài liệu: Trong giao diện Google Documents quen thuộc, bạn có thể dễ dàng kéo và thả các trường chữ ký và ngày tháng trong các tài liệu có thương hiệu mà bạn tạo.
• Yêu cầu chữ ký: Sau khi bạn giải quyết tất cả nhận xét và đề xuất, việc yêu cầu chữ ký cũng dễ dàng như chia sẻ tệp trong Drive.
• Thêm chữ ký: Khi sẵn sàng ký, người ký có thể dễ dàng thêm chữ ký của họ, không cần tải xuống. Sau khi chữ ký được thêm vào, một hợp đồng PDF hoàn chỉnh sẽ được gửi qua email cho cả hai bên.
• Theo dõi và theo dõi tiến độ: Xem nhanh trạng thái của các chữ ký đang chờ xử lý và dễ dàng tìm thấy các hợp đồng đã hoàn thành, đã ký.
• Tạo bản sao của hợp đồng: Đối với quy trình làm việc chữ ký cần được lặp lại thường xuyên, bạn có thể hợp lý hóa quy trình bằng cách tạo bản sao của các hợp đồng hiện có và sau đó sửa đổi khi cần thiết.

eSignature trong Google Documents sắp ra mắt ở bản Beta cho người dùng Google Workspace cá nhân và là tính năng mới nhất trong một loạt các cải tiến mà Google đã công bố. Nếu bạn đang sử dụng giải pháp Chữ ký điện tử chuyên dụng, Google Workspace sẽ tích hợp với một số nhà cung cấp hàng đầu. Tìm hiểu thêm về cách các eSignature hỗ trợ tích hợp trên Google Blog.

ICYMI: Các bản đã cập nhật Google Workspace

Cập nhật marketing qua email cho các chiến dịch của bạn

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, điều quan trọng là phải kết nối với khách hàng trên cơ sở đối tượng khách hàng nhỏ hay trên quy mô lớn. Google Workspace Individual giúp bạn dễ dàng thực hiện cả hai việc này, bạn có thể dễ dàng gửi các thông tin liên lạc như bản tin hàng tháng và cũng cung cấp các mục như tư vấn theo lịch trình.

Để giúp bạn tiếp cận nhiều khách hàng cùng một lúc, năm ngoái, Google đã thêm một cách để chạy các chiến dịch email đơn giản trực tiếp trong Gmail. Trước tiên, Google bắt đầu bằng cách cung cấp các mẫu được thiết kế chuyên nghiệp mà bạn có thể tùy chỉnh với thương hiệu và hình ảnh của riêng mình chỉ trong vài cú nhấp chuột.

Sau đó, vào đầu năm nay, Google đã thêm tính năng gửi nhiều lần, cho phép bạn gửi từng email đến một số lượng lớn người nhận với một liên kết hủy đăng ký duy nhất cho mỗi người nhận. Với sự kết hợp của những cải tiến này, thật dễ dàng thực hiện liên lạc được nhắm mục tiêu theo ý muốn vì bạn có thể tạo nhiều danh sách gửi email trong Danh bạ Google cho các đối tượng khác nhau và dễ dàng điều chỉnh thông điệp cho từng đối tượng. Bố cục Gmail và tính năng gửi nhiều lần thường có sẵn trong Google Workspace Individual ngày nay.

Cập nhật lịch hẹn để đặt lịch dễ dàng hơn

Để lên lịch các cuộc hẹn trực tiếp hoặc các cuộc họp ảo, Google lịch giúp hợp lý hóa quy trình lập lịch cuộc hẹn và tránh giao tiếp qua lại để tìm ra thời gian phù hợp. Kể từ khi ra mắt, Google đã thực hiện một số cải tiến để cải thiện trải nghiệm cho cả chủ sở hữu doanh nghiệp và người lập lịch, bao gồm khả năng:

• Giúp ngăn chặn tình trạng vắng mặt bằng cách tùy chỉnh thời gian của email nhắc nhở và yêu cầu người dùng xác minh email của họ trước khi đặt lịch để tăng cường bảo mật.
• Phản ánh nhu cầu hoạt động của bạn bằng cách đặt thời lượng cuộc hẹn linh hoạt, thêm thời gian đệm giữa các cuộc hẹn và giới hạn số lượng đặt lịch mỗi ngày.
• Dễ dàng cập nhật tình trạng của bạn với các trường hợp như ngày lễ trong khu vực và ngày bắt đầu và ngày kết thúc có thể tùy chỉnh.

Lên lịch cuộc hẹn tùy chỉnh với các tính năng trên đã có sẵn trong Google Workspace Individua cho cả trên web và thiết bị di động của bạn.

Các bản cập nhật của Google Meet cho các cuộc gọi đối tác và khách hàng của bạn

Sau khi cuộc hẹn đã lên lịch và đến thời gian kết nối, Google Meet cung cấp một cách dễ dàng để bạn tăng cường mối quan hệ khách hàng và đối tác thông qua các cuộc họp video an toàn. Các tính năng hữu ích trong Meet đảm bảo bạn có thể được nhìn thấy và nghe thấy rõ ràng hơn.

Tính năng khử tiếng ồn giúp loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng xung quanh như tiếng chó sủa, trong khi chế độ ánh sáng yếu sẽ tự động điều chỉnh video của bạn trong cài đặt thiếu sáng. Dưới đây là một số thông báo đáng chú ý của Meet trong năm qua:

• Bắt chước cuộc gọi của bạn từ một quán cà phê hoặc căn hộ ngoài đời thực với hình nền sống động.
• Lọc bỏ tiếng vọng trong không gian có bề mặt cứng để bạn có thể có chất lượng âm thanh trong phòng hội nghị cho dù bạn đang ở tầng hầm, nhà bếp hay phòng trống lớn.
• Nhìn rõ những người tham gia cuộc gọi khi bạn đang trình bày hoặc thực hiện đa tác vụ với chế độ ảnh trong ảnh trên trình duyệt Chrome.
• Xem lại dự báo hoặc đề xuất kinh doanh của bạn bằng các cuộc họp trực tiếp trong Tài liệu, Trang tính và Trang trình bày.

Những tính năng được cập nhật định kỳ giúp cho người dùng Google Workspace ngày càng làm việc trực tuyến dễ dàng và thuận tiện hơn, một phần hỗ trợ dữ liệu được đồng bộ,  hỗ trợ đắc lực cho doanh nghiệp nhỏ trong công cuộc chuyển đổi số.

Tham khảo thêm

• Chuyển đổi số bằng Google Workspace, tại sao không?
• Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Chuyển đổi số có khó? làm thế nào để chuyển đổi số?
• Google Workspace thêm tính năng mới, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả hơn
• Microsoft 365 so với Google Workspace - Cái nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?