Google Workspace được cập nhật, tự động hóa nhiều hơn

Hơn hai năm qua kể từ khi Google Sheets giới thiệu trình ghi Macro, tính năng kỳ diệu này cho phép tự động các tác vụ bảng tính lặp đi lặp lại mà không cần phải sử dụng các thao tác phức tạp hoặc phải viết mã cho tác vụ này. Nếu bạn chưa khám phá ra macro có thể dễ dàng và mạnh mẽ như thế nào, hãy xem video Mẹo dưới đây hướng dẫn bạn cách ghi macro trong Google Sheets sẽ cải thiện năng suất làm việc của bạn.

Mặt khác, nếu bạn đang khám phá việc sử dụng macro trong Google Sheets. Bạn chỉ cần bật trình ghi macro, thực hiện các bước thủ công mà bạn muốn tự động hóa, chẳng hạn như định dạng ô hoặc tạo biểu đồ và những hành động đó được ghi lại để bạn lặp lại bất cứ lúc nào khi bạn cần.

Tốt nhưng còn vài hạn chế

Macro là một cách tuyệt vời để bắt đầu tự động hóa công việc của bạn trong Google Sheets. Bản chất macro thực sự có nhiều chức năng hơn nữa. Khi bạn tạo macro trong Sheets, trình ghi thực sự đang chuyển đổi các hành động của bạn thành Google Apps Script, nền tảng tập lệnh được sử dụng nguyên bản để tự động hóa Google Workspace. Khi bạn chạy lại một macro, Tập lệnh ứng dụng đã được tạo sẽ tự động chạy để tái tạo các bước bạn đã tạo ban đầu. Đặc biệt là bạn sẽ không bao giờ cần biết cách sử dụng Apps Script và cũng chẳng cần quan tâm nó hoạt động như thế nào.

Nhưng macro trong Google Workspace cũng có một số hạn chế. Chúng hiện bị giới hạn chỉ khả dụng trong Google Sheets. Và không phải mọi thứ đều có thể ghi lại được. Vì chúng không tồn tại trong các ứng dụng khác như Gmail, Docs hoặc Drive, bạn cần có một chút hiểu biết để khởi chạy các quá trình tự động trong các ứng dụng này. Một hạn chế khác là hiện tại không có cách nào để chỉnh sửa macro từ giao diện người dùng nếu các bước đã ghi của bạn cần được chỉnh sửa. Và nó có thể gây ra sự cố nếu quy trình kinh doanh của bạn thay đổi.

Macro là cách khởi đầu tuyệt vời để tự động hóa công việc của bạn, nhưng bước hợp lý tiếp theo để tận dụng nhiều hơn nữa việc tự động hóa Google Workspace là áp dụng trải nghiệm của bạn với macro để tăng sự hiểu biết của bạn về Google Apps Script.

Nếu bạn không phải là lập trình viên thì sao?

Với bản chất là một môi trường tập lệnh dựa trên mã Javascript, nhiều người dùng Google Workspace ít kinh nghiệm viết mã có thể cảm thấy Apps Script nằm ngoài khả năng của mình và làm nản lòng họ khi bắt đầu. Nhưng nhớ rằng, nếu bạn đã sử dụng trình ghi macro thành thạo, bạn đã viết Apps Script. Bạn có thể gặp khó khăn ban đầu nhưng khi quen, bạn sẽ thấy hiệu quả vượt trội khi sử dụng nó vào công việc.

Hiểu nôm na các macro có vai trò như một cách hướng dẫn tuyệt vời để bạn hiểu Apps Script. Bạn có thể tận dụng các macro hiện có để tìm hiểu thêm về Apps Script bằng cách xem lại mã đã tạo sẵn trong khi làm quen với các công cụ và môi trường Apps Script. Bạn có thể chỉnh sửa mã macro để xem cách bạn có thể áp dụng các thay đổi cho các quy trình bạn đã ghi lại. Bạn có thể mở rộng mã để thêm chức năng nâng cao các macro của bạn.

Thiết kế mới thân thiện, ấn tượng

Với bản cập nhật gần đây của các công cụ tự động trong Google Workspace, đây là thời điểm hoàn hảo để bắt đầu khám phá App Script. Một trong những mục tiêu chính của App Script là đơn giản hóa quy trình tổng thể của việc tạo dự án. Google đã nhận ra rằng rất nhiều người dùng Apps Script thích sự đơn giản và dễ dàng khi sử dụng các tính năng.

Giao diện người dùng mới được cập nhật phản ánh rõ nét điều đó, khiến bạn rất dễ tiếp cận ngay cả đối với các “nhà phát triển” mới cũng có thể điều hướng và nhanh chóng sử dụng hiệu quả. Các cải tiến khác bao gồm các cập nhật quan trọng cho trình chỉnh sửa code, giúp việc viết mã Apps Script không phát sinh lỗi và dễ dàng, nhanh hơn. Các công cụ gỡ lỗi, cho phép bạn kiểm tra công việc của mình trong một quy trình linh hoạt, hợp lý.

Một trong những lợi ích chính của Apps Script là nó cho phép các kịch bản để tự động hóa Google Workspace. Do đó, nó cũng phức tạp hơn, vì vậy đối với những người dùng Apps Script mới và kể cả là những người đã có kinh nghiệm, việc viết Apps Script mà không có sự hỗ trợ của trình ghi macro sẽ tốn rất nhiều công sức.

Việc cải tiến Apps Script là cách Google hỗ trợ bạn trong khi viết mã. Các tính năng như Tự động điền nâng cao giúp gợi nhớ các đoạn mã nhanh hơn. Một tính năng siêu hữu ích khác là Tài liệu nội tuyến giải thích ngay lập tức các định nghĩa và các tình huống sử dụng mã Apps Script mà bạn không cần phải tìm kiếm.

Phần lớn những người sử dụng Apps Script không thực sự tự phân loại mình là “nhà phát triển”. Nhiều người dùng Google Workspace chỉ đơn giản là muốn những gì mà mặc định tự động hóa macro mang lại. Vì vậy, ngay cả khi bạn không phải là một lập trình viên, bạn cũng có thể sử dụng Apps Script dễ dàng hơn trong bản cập nhật lần này.

Chia sẻ từ Ngôi Sao Số

Tận dụng macro recording, với một chút thời gian mỗi ngày, sẽ giúp công việc của bạn và cả doanh nghiệp bạn nhanh chóng hơn trong nhiều năm. Cớ gì không thử, dưới đây là một vài tài nguyên hữu ích Ngôi Sao Số chia sẻ cho bạn.

1. Sử dụng macro để tự động hóa các tác vụ: Đây là cách dễ dàng để bắt đầu tự động hóa Google Workspace của bạn.
2. Học cách sử dụng Macro trong Google Sheets: Học các macro hiện đang hoạt động là công cụ tốt để bạn hiểu thêm về Apps Script
3. Tự khám phá Apps Script: Khi bạn đã quen với macro, bước tiếp theo là tự tìm hiểu bằng cách sử dụng tài liệu trực tuyến
4. Tận dụng Cộng đồng Apps Script: Tìm hiểu trong các cộng đồng diễn đàn, trang web và video.

Chúc bạn có những trải nghiệm thú vị với các tính năng mới trên Google Workspace

Tham khảo thêm

• Chuyển đổi số bằng Google Workspace, tại sao không?
• Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ
• Chuyển đổi số có khó? làm thế nào để chuyển đổi số?
• Google Workspace thêm tính năng mới, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả hơn