Google Workspace thêm tính năng mới, hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả hơn

Vừa qua Google đã thông báo hôm nay tại sự kiện của họ, Google sẽ ra mắt canvas thông minh (smart canvas) - một trải nghiệm sản phẩm mới mang đến nhiều tính năng làm việc nhóm thông minh cho Google Workspace. Từ nay đến cuối năm, Google sẽ triển khai các cải tiến giúp mọi người dễ dàng kết nối làm việc với nhau trên môi trường trực tuyến.

Cụ thể, Google đang cải tiến các ứng dụng mà hàng trăm triệu người sử dụng mỗi ngày như Google Tài liệu (Docs), Google Trang tính (Sheets) và Google Trang trình bày (Slides) để làm cho chúng linh hoạt, tương tác và thông minh hơn nữa. Với smart canvas, Google đang mang đến các kết nối giúp chuyển đổi cộng tác thành trải nghiệm phong phú hơn, tốt hơn trong Google Workspace.

Khi Google ra mắt Google Tài liệu và Google Trang tính 15 năm trước, những ứng dụng này đã giới thiệu cho thế giới một cách làm việc mới. Chúng cho phép làm việc theo nhóm mọi lúc, mọi nơi. Một sự mới mẻ hoàn toàn với các công cụ cũ được thiết kế cho thời đại làm việc cá nhân trên máy tính để bàn văn phòng. Trong hơn một thập kỷ qua, Google đã đẩy tài liệu khỏi ranh giới chỉ là những mẩu giấy kỹ thuật số và hướng tới nội dung cộng tác, được liên kết lấy cảm hứng từ web. Smart canvas là bước tiến lớn tiếp theo của Google.

Việc cộng tác trở nên linh hoạt và hữu ích hơn

Mô hình công việc kết hợp đang phát triển mạnh mẽ hơn vì đại dịch. Làm thế nào để các nhóm luôn tập trung và kết nối khi họ làm việc cùng nhau, bất kể mọi người đang ở đâu? Với smart canvas, Google đang xây dựng các kết nối sâu hơn trên Google Workspace để chuyển đổi cộng tác ở bất kỳ đâu.

Ví dụ: Google đang sử dụng dấu mà mọi người thường sử dụng hàng ngày là dấu @ (mentions) - để có thể tạo ra khả năng tương tác mạnh mẽ với các đồng nghiệp của bạn. Các khối xây dựng tương tác mới (interactive building blocks) - chip thông minh (smart chips), mẫu (templates) và checklists - sẽ kết nối mọi người, nội dung và sự kiện thành một trải nghiệm liền mạch.

Khi bạn sử dụng dấu @ để chỉ một người trong tài liệu của bạn, smart chips sẽ hiển thị cho bạn thông tin bổ sung như vị trí, chức danh công việc và thông tin liên hệ của người đó. Và bắt đầu từ hôm nay, Google sẽ giới thiệu các smart chips mới trong Google Tài liệu cho các tệp và cuộc họp được đề xuất.

Để sử dụng smart chips vào công việc của bạn, chỉ cần gõ "@" để xem danh sách những người, tệp và cuộc họp được đề xuất. Từ web hoặc thiết bị di động, các đồng nghiệp của bạn sau đó có thể nhanh chóng lướt qua các cuộc họp và mọi người được liên kết hoặc xem trước các tài liệu được liên kết mà không cần thay đổi tab hoặc ngữ cảnh. smart chips sẽ đến với Google Trang tính trong những bản cập nhật tiếp theo.

 

Ngoài ra, Google còn đang hỗ trợ thêm các tính nanwgn cho các dự án dễ dàng hơn bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc chung của nhóm. Giờ đây trong Google Tài liệu, checklists có sẵn trên web và thiết bị di động và bạn sẽ sớm có thể chỉ định các mục hành động trong checklists cho những người khác. Các mục hành động này sẽ hiển thị trong Google Tasks, giúp mọi người quản lý danh sách Việc cần làm của dự án dễ dàng hơn.

Google cũng giới thiệu tính năng mới trong các mẫu bảng của Google Tài liệu. Các bảng biểu quyết theo chủ đề (Topic-voting tables) sẽ cho phép bạn dễ dàng thu thập phản hồi của nhóm khi theo dõi dự án sẽ giúp bạn nắm bắt các cột mốc và trạng thái dự án một cách nhanh chóng. Và một mẫu tài liệu mới để ghi lại ghi chú cuộc họp sẽ tự động nhập bất kỳ thông tin liên quan nào từ lời mời họp trên Google Lịch, bao gồm cả smart chips cho người tham dự và các tệp đính kèm.

Với định dạng mới bỏ qua phân trang mới trong Google Tài liệu, bạn sẽ có thể xóa ranh giới của trang để tạo màn hình làm việc mở rộng cho bất kỳ thiết bị hoặc màn hình nào bạn đang sử dụng, giúp làm việc với bảng tính rộng hơn, hình ảnh lớn hoặc chi tiết dễ dàng hơn phản hồi trong bình luận. Và nếu bạn muốn in hoặc chuyển đổi sang PDF, bạn sẽ có thể dễ dàng chuyển trở lại chế độ xem được phân trang.

Ngoài ra, bạn có thể chuyển đổi giữa các chế độ xem mới trong Google Trang tính để quản lý và tương tác tốt hơn với dữ liệu của mình. Chế độ xem dòng thời gian giúp theo dõi các tác vụ dễ dàng hơn và nhanh hơn. Chế độ xem linh hoạt này cho phép bạn tổ chức dữ liệu của mình theo chủ sở hữu, danh mục, chiến dịch hoặc bất kỳ thuộc tính nào phù hợp nhất. Việc sử dụng dòng thời gian động, tương tác giúp bạn tăng cường khả năng quản lý những thứ như chiến dịch tiếp thị, các mốc dự án, lịch trình và cộng tác giữa các nhóm.

   

Tăng cường kết nối con người - làm việc mọi nơi

Với smart canvas và những cải tiến trong Google Meet, Google giúp bạn dễ dàng đưa giọng nói và khuôn mặt nhóm của bạn trực tiếp vào trải nghiệm cộng tác. Giúp mọi người chia sẻ ý tưởng và giải quyết vấn đề cùng nhau từ mọi nơi. Google đang xây dựng sự tích hợp chặt chẽ hơn giữa các công cụ giao tiếp và cộng tác để bạn có thể tương tác song song bằng việc đưa nội dung vào các cuộc trò chuyện hay các cuộc trò chuyện vào nội dung.

Google cho biết sẽ triển khai khả năng trình bày nội dung của bạn cho cuộc gọi Google Meet trên web trực tiếp từ Google Tài liệu, Google Trang tính hoặc Google Trang trình bày nơi bạn đang làm việc với nhóm của mình. Chuyển đổi cộng tác trong một tài liệu và một cuộc trò chuyện trực tiếp mà không bỏ qua một nhịp giúp dự án và nhóm luôn tập trung. Google cho biết thêm thời gian tới, Google sẽ đưa Google Meet trực tiếp vào Google Tài liệu, Google Trang tính và Google Trang trình bày trên web để mọi người thực sự có thể nhìn thấy và nghe thấy nhau khi họ đang cộng tác.

 

Bản dịch và phụ đề trực tiếp trong Google Meet cũng sẽ đóng một vai trò quan trọng trong việc giữ mọi người kết nối khi họ làm việc cùng nhau trong các nhóm phân tán. Google hiện cung cấp phụ đề trực tiếp bằng năm ngôn ngữ, bắt đầu với phụ đề trực tiếp bằng tiếng Anh được dịch sang tiếng Tây Ban Nha, Bồ Đào Nha, Pháp hoặc Đức, tiếc là chưa có Tiếng Việt.

Với những cải tiến gần đây đối với Google Meet, Google cho phép nhiều quyền kiểm soát và linh hoạt hơn đối với trải nghiệm cuộc họp, bao gồm nhiều không gian hơn để xem mọi người và nội dung, cùng với khả năng ghim và bỏ ghim nội dung và video feeds. Và để đỡ mệt mỏi khi họp, giờ đây bạn có thể tắt hoàn toàn tính năng tự cấp dữ liệu của mình.

Google đang giúp các nhóm đưa ra phản hồi dễ dàng hơn và di chuyển liền mạch giữa các cuộc trò chuyện và xây dựng nội dung cùng nhau. Các nhóm có thể chuyển trực tiếp từ thảo luận trong Google Meet sang xây dựng nội dung cùng nhau. Tạo và chỉnh sửa Trang tính và Tài liệu từ phòng Trò chuyện của Google đã có trong trải nghiệm web và Google sẽ bật tính năng này cho Google Trang trình bày trong những tuần tới. Ngoài ra Google sẽ giới thiệu biểu tượng cảm xúc trong Tài liệu trong vài tháng tới.

Làm việc thông minh hơn và an toàn hơn

Google Workspace đã được tích hợp trí thông minh mạnh mẽ cho phép mọi người tận dụng tốt nhất thời gian của mình. Với các tính năng tìm kiếm thông minh, điểm mạnh nhất của Google cho phép Ưu tiên và Truy cập nhanh của Google Drive giúp cắt giảm 50% thời gian tìm kiếm tệp.

Google còn cho biết sẽ giới thiệu các tính năng viết hỗ trợ bổ sung trong Google Tài liệu trên web. Điều này bao gồm các cảnh báo về các từ và ngôn ngữ xúc phạm, cũng như các đề xuất về văn phong có thể tăng tốc độ chỉnh sửa và giúp bài viết của bạn cuốn hút hơn, hấp dẫn hơn. Google cũng đang bổ sung thêm chức năng phân tích được hỗ trợ trong trải nghiệm web Google Trang tính, với các đề xuất công thức giúp mọi người, không chỉ các nhà phân tích, dễ dàng thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu hơn. Google Trang tính thông minh giúp bạn xây dựng và khắc phục sự cố công thức, giúp phân tích dữ liệu nhanh hơn và giảm lỗi.

 

Khi smart canvas phát triển, Google sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng kết nối các ứng dụng và công cụ họ dựa vào với Google Workspace. Điều này được xây dựng dựa trên lịch sử làm việc về việc hỗ trợ nhiều tính năng bổ sung khác nhau giúp tạo ra hiệu quả cộng tác, từ việc thêm chữ ký điện tử trực tiếp trong Google Workspace với DocuSign đến trình kết nối Salesforce tích hợp với Google Trang tính. Để giúp mọi người làm việc thông minh hơn

Gần đây Google đã thông báo rằng AppSheet Automation sẵn sàng để bạn có thể tự động hóa các công việc tốn thời gian như phê duyệt hóa đơn và giới thiệu nhân viên mới mà không cần phải viết một dòng mã nào.

Một chút quảng cáo:

Ngôi Sao Số là đối tác chính thức của Google tại Việt Nam, giúp bạn chuyển đổi dữ liệu email từ các nhà cung cấp cũ và từ Microsoft Outlook, cung cấp giải pháp làm việc trực tuyến nhanh chóng giúp doanh nghiệp bạn tiếp cận với các công cụ trực tuyến mới nhất của Google, tiếp cận thế giới ngay tức thì. Bạn có thể bấm tìm hiểu thêm về dịch vụ Google Workspace hoặc tham khảo bảng giá Google Workspace tại đây.

Sắp tới, Google đang có kế hoạch xây dựng các API bổ sung để bạn có thể đưa thông tin và hành động bạn cần từ các công cụ của bên thứ ba trực tiếp vào các phần tử smart canvas như smart chips, checklists và table templates.

Mọi hoạt động cộng tác trong Google Workspace được nâng cao với tính năng nâng cao giúp bảo vệ người dùng khỏi các mối đe dọa và lạm dụng khi họ làm việc cùng nhau.

Thay đổi cách mọi người làm việc để mang đến sự đổi mới trong thế giới thực

Thế giới đã thay đổi, nhưng để nhận thức rõ điều này thì đại dịch Covit-19 đã làm điều đó thành hiện thực, doanh nghiệp nên sẵn sàng cho việc chuyển đổi số và làm việc trực tuyến.

Google Workspace đang nỗ lực thúc đẩy một cách mới để làm việc cùng nhau. Nó cho phép các nhóm trên khắp thế giới cho dù đang ở văn phòng, ở nhà hay ở cửa hàng tạp hóa làm việc linh hoạt hơn và chuyển ý tưởng của họ thành những cách mới để làm hài lòng khách hàng.

— Thibaud Cainne, Giám đốc toàn cầu của Tech Infra and Digital Workplace, Carrefour

Chuyển đổi xảy ra ở mọi cấp độ và thường xuyên trong mọi công cụ. Chúng tôi đã có thể giúp 17.000 người của mình chuyển từ Excel sang Google Trang tính chỉ trong 6 tháng bằng cách chứng minh cách chúng tôi có thể tối ưu hóa, tự động hóa và kết nối các bảng tính và dữ liệu của chúng. Loại cộng tác đó dẫn đến sự đổi mới trong thế giới thực cho khách hàng của chúng tôi.

— Monica Andrea Diaz Pinzon, Giám đốc chuyển đổi kỹ thuật số (Dự án đặc biệt), Banco Davivienda

Chúng tôi đã xây dựng một trung tâm kỹ thuật số trên Google Workspace để thay đổi cách chúng tôi kết nối với nhân viên và đối tác trên nhiều địa điểm và tổ chức. Nó cho phép chúng tôi thực hiện các dự án nghiên cứu lớn trong vài ngày thay vì vài tháng, bao gồm cả việc cung cấp các nghiên cứu vắc xin COVID-19 chính.

— Justin Riordan-Jones, Trưởng phòng Hệ thống và Thông tin (Nghiên cứu), Sở Y tế & Chăm sóc Xã hội, Viện Nghiên cứu Y tế Quốc gia (Anh)

Smart canvas thúc đẩy kỷ nguyên làm việc theo hình thức cộng tác tiếp theo trong Google Workspace, Google cam kết cung cấp giải pháp linh hoạt, hữu ích và thúc đẩy sự đổi mới cho các tổ chức trong mọi ngành. Google Workspace sẽ tiếp tục thay đổi cách thức hoàn thành công việc.

Tham khảo thêm

• Tại sao nên chọn đăng ký Google Workspace tại Ngôi Sao Số
• Công cụ Google Workspace Migrate dành cho quản trị viên tài khoản hiện đã sẵn sàng
• Tính năng mới Google Workspace trợ giúp đắc lực cho doanh nghiệp nhỏ
• Xem Google Workspace đang tạo dựng mô hình làm việc trong tương lai như thế nào?
• Google Workspace và Microsoft 365: bên nào hiệu quả hơn?