Xem Google Workspace đang tạo dựng mô hình làm việc trong tương lai như thế nào?

Kể từ khi Google ra mắt Google Workspace vào tháng 10 năm ngoái, Google đã lắng nghe ý kiến từ nhiều khách hàng — từ các doanh nghiệp toàn cầu đến các doanh nghiệp nhỏ về những cách mới mà họ đang kết nối, tạo và cộng tác với nhau. Google cho biết họ đang thực hiện sứ mệnh xây dựng cho tương lai bằng một giải pháp linh hoạt, hữu ích và truyền cảm hứng cho sự đổi mới. Google đang hỗ trợ hàng triệu khách hàng và hàng tỷ người dùng cuối, những người tin tưởng Google Workspace để biến những tầm nhìn tương lai thành hiện thực.

Hôm nay, Google vui mừng thông báo về những cải tiến mới trong Google Workspace sẽ tiếp thêm sức mạnh cho tất cả các người dùng đang sử dụng. Các bản cập nhật này bao gồm giải pháp nhân viên tuyến đầu, một tập hợp các tính năng để giúp mọi người tiết kiệm nhiều thời gian hơn và sự tập trung hơn cũng như các công cụ mạnh mẽ để tăng cường cộng tác trong làm việc.

Học hỏi từ sự biến đổi của chính chúng ta

Tại Google, giống như nhiều tổ chức mà Google hỗ trợ, Google đã và đang ở trong trạng thái thay đổi, thử nghiệm và chuyển đổi trong năm qua, khi Google hình dung lại công việc sẽ như thế nào trong tương lai sau đại dịch. Theo khảo sát của Gartner, 90% số người được hỏi có kế hoạch cho phép nhân viên làm việc từ xa ít nhất một phần thời gian ngay cả sau khi vắc-xin COVID-19 được áp dụng rộng rãi. Sự pha trộn kết hợp giữa làm việc tại nhà và tại văn phòng sẽ trở thành tiêu chuẩn cho nhiều doanh nghiệp.

Với tư cách là một công ty, Google tập trung vào cách Google có thể làm cho mô hình công việc kết hợp mới này hỗ trợ sự cộng tác và đổi mới, đồng thời nâng cao sự hòa nhập và phúc lợi cho nhân viên của Google. Google đặc biệt quan tâm đến cái mà Google gọi là công bằng cộng tác hoặc khả năng đóng góp như nhau, bất kể vị trí, vai trò, mức độ kinh nghiệm, ngôn ngữ và sở thích. Google đã và đang thử nghiệm các cách để thu hẹp khoảng cách giữa người trực tiếp và “nơi khác” bằng cách thúc đẩy công nghệ và không gian vật lý ngắn lại, giúp các nhân viên trực tiếp và trực tuyến trở nên dễ dàng hòa nhập hơn. Google đang tìm cách để tối đa hóa sự tham gia ở mọi nơi có thể — từ không gian bàn làm việc cá nhân đến phòng hội nghị đến các khu vực cộng tác nhóm.

Google Workspace là mối liên hệ giữa quá trình chuyển đổi của chính Google. Google Workspace đã được xây dựng trên đám mây để hỗ trợ khả năng sáng tạo linh hoạt, theo thời gian thực, ở bất kỳ đâu và cộng tác công bằng. Từ bộ dụng cụ phần cứng Google Meet Series One cho phép tổ chức các cuộc họp an toàn, không chạm và sử dụng Google AI để tạo ra trải nghiệm toàn diện và phong phú cho tất cả mọi người. Hoặc những cách Google giúp mọi người tập trung thời gian và sự chú ý của họ bằng các đề xuất thông minh, chủ động giúp kết nối nội dung, con người và cuộc trò chuyện được phân phối một cách thông minh nhất. Hoặc các tính năng như phụ đề trực tiếp bằng nhiều ngôn ngữ để mọi người có thể tham gia hiệu quả vào các cuộc họp video.

Tất cả đều là một phần trong sứ mệnh của Google Workspace là mang đến trải nghiệm làm việc kết hợp giúp tăng cường cộng tác, tăng cường kết nối con người và tăng cường phúc lợi cho mọi người dù họ làm việc ở đâu.

Và Google cho biết được truyền cảm hứng để biến Google Workspace đã trở thành trung tâm trong các kế hoạch làm việc của khách hàng, giúp tạo kết nối con người trong thời gian thay đổi đối với các doanh nghiệp như Sony Pictures Imageworks và Airbus.

“Khi chúng tôi xem xét các kế hoạch phát triển tiếp theo trong tương lai của công việc, Google Workspace sẽ tiếp tục giúp chúng tôi kết nối, cho dù chúng tôi ở đâu. Google Meet giúp chúng tôi xây dựng lòng tin và các mối quan hệ, không chỉ trong studio mà còn với mạng lưới nhân tài trên toàn thế giới. Và Trò chuyện là mục đích của chúng tôi để chia sẻ ý tưởng và phản hồi trong các cuộc họp sản xuất theo thời gian thực. Google Workspace là cách chúng tôi làm việc cùng nhau để tạo ra cùng nhau! ”

- Mike Ford, Phó Chủ tịch, Phát triển Phần mềm và Kỹ thuật Hệ thống tại Sony Pictures Imageworks

“Airbus đã dành cả năm qua để suy nghĩ về ý nghĩa thực sự của việc quay trở lại làm việc và chúng tôi đang tìm cách hỗ trợ tính linh hoạt cao hơn với Google Workspace trong vai trò hàng đầu. Vào năm 2020, chúng tôi đã tổ chức 5,6 triệu phiên Google Meet và hiện chúng tôi có hơn 70.000 Drive dùng chung để mọi người cộng tác. Google Workspace đã thay đổi cách mọi người làm việc tại Airbus và điều đó đương nhiên sẽ tiếp tục khi giải pháp này hỗ trợ tốt cho thực tế các công việc kết hợp ”.

- Andrew Plunkett, Phó chủ tịch Airbus Digital Workplace

Những cách mới để giúp các doanh nghiệp tạo ra tác động trong thời đại thay đổi

Google sẽ công bố các công cụ và tính năng mới để giúp mọi người tận dụng tối đa thời gian, cộng tác bình đẳng và mang lại nhiều tác động hơn. Google cũng sẽ công bố các công cụ bảo mật mới với Kiểm soát đảm bảo và phạm vi Vùng dữ liệu mở rộng. Kiểm soát được đảm bảo sẽ cho phép khách hàng đưa ra quyết định về cách kiểm soát quyền truy cập của nhà cung cấp, trong khi phạm vi Vùng dữ liệu được mở rộng giúp khách hàng chọn vị trí địa lý của dữ liệu của họ.

Tăng cường sự bình đẳng cộng tác trên các tuyến đầu

Từ y tá đến nhân viên cửa hàng tạp hóa đến nhân viên kho hàng, những nhân viên tiền tuyến thiết yếu đã đóng một vai trò quan trọng và thường là anh hùng trong đại dịch. Mặc dù mang một tầm quan trọng, những người ở tuyến đầu hiếm khi có quyền truy cập vào cùng một công cụ cộng tác và giao tiếp để giúp nhân viên được thông báo và gắn kết với kết nối. Do đó, nhân viên tuyến đầu thường sử dụng các thiết bị và ứng dụng cá nhân của riêng họ để nhận thông tin họ cần, khi họ cần.

Trong những tuần tới, Google sẽ ra mắt Google Workspace Frontline sẽ mở ra các kênh giao tiếp và cộng tác giữa nhân viên tuyến đầu và các nhóm của công ty theo cách an toàn và bảo mật. Workspace Frontline là một giải pháp tùy chỉnh bao gồm các ứng dụng liên lạc và cộng tác như Gmail, Trò chuyện, Tài liệu, Drive, v.v. cũng như các tính năng hỗ trợ và bảo mật cấp doanh nghiệp như quản lý điểm cuối nâng cao giúp bảo mật dữ liệu của công ty.

Google cũng đã giúp các nhóm kinh doanh dễ dàng hơn trong việc tạo các ứng dụng AppSheet tùy chỉnh trực tiếp từ Google Trang tính và Drive, để các nhân viên tuyến đầu có thể số hóa và hợp lý hóa công việc của họ, cho dù đó là thu thập dữ liệu tại hiện trường, báo cáo rủi ro an toàn hay quản lý các yêu cầu của khách hàng. Bằng cách thu hẹp khoảng cách giữa tuyến đầu và nhóm làm việc tại công ty, Google sẽ cung cấp cho nhân viên tuyến đầu quyền truy cập an toàn, trên mọi thiết bị, vào thông tin họ cần ở mức tốt nhất.

Quản lý thời gian và sự chú ý

Để giúp mọi người tiết kiệm thời gian quý báu, Google vui mừng chia sẻ rằng việc sử dụng Google Workspace với Trợ lý Google hiện đã khả dụng. Bạn có thể hỏi Google xem điều gì tiếp theo trên lịch làm việc của mình, để nhanh chóng tham gia các cuộc họp hoặc gửi tin nhắn. Trợ lý Google hiện khả dụng cho Google Workspace trên các thiết bị di động được hỗ trợ và đang ở giai đoạn beta cho loa thông minh và Màn hình thông minh, như Nest Hub Max. Khách hàng của Google Workspace có thể tìm hiểu cách bật tính năng này cho người dùng của họ tại đây.

Ở những nơi khác nhau trong quản lý thời gian, một xu hướng chính mà chúng ta đang thấy trong nhân sự ngày nay là sự đan xen giữa trách nhiệm nghề nghiệp và cá nhân, với nhiều nhân viên hiện đang làm việc bán thời gian, như khối thời gian từ hai đến bốn giờ thay vì ngày làm việc truyền thống. Khi ngày càng có nhiều doanh nghiệp áp dụng mô hình kết hợp, linh hoạt, Google kỳ vọng xu hướng này sẽ tiếp tục và tất cả chúng ta sẽ cần các công cụ để giúp chúng ta đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống tốt hơn và sử dụng thời gian của mình một cách hiệu quả nhất.

Trong những tuần tới, Google sẽ phát hành một bộ tính năng tích hợp trong Google Workspace giúp mọi người dễ dàng chia sẻ giờ làm việc và vị trí của họ, đồng thời tìm thêm thời gian để tập trung vào những gì quan trọng nhất. Các tính năng như giờ làm việc có thể phân đoạn, mục nhập vắng mặt định kỳ và chỉ báo vị trí cho phép nhân viên chia sẻ tình trạng sẵn sàng và vị trí của họ với đồng nghiệp. Trong khi đó, một loại sự kiện mới — Thời gian tập trung — cho phép mọi người giảm phiền nhiễu bằng cách giới hạn thông báo trong các cửa sổ sự kiện. Tất cả các chỉ báo về tính khả dụng và vị trí này sẽ hiển thị liền mạch trên Google Workspace, khi các nhóm tương tác với Lịch, Gặp gỡ, Trò chuyện và Gmail. Google cũng sẽ cung cấp Thông tin chi tiết về thời gian cho người dùng Google Workspace (chỉ hiển thị với nhân viên chứ không phải người quản lý của họ) để nhân viên có thể đánh giá cách họ sử dụng thời gian so với các ưu tiên của riêng họ.

Tăng cường công bằng hợp tác cho tất cả

Kể từ khi Google đi tiên phong trong việc chỉnh sửa tài liệu theo thời gian thực cách đây mười lăm năm, cộng tác đã là nền tảng cho Google Workspace. Trong những tháng tới, Google sẽ làm cho việc cộng tác trở nên công bằng và dễ tiếp cận hơn theo một số cách. Đầu tiên, Google đang tạo trải nghiệm màn hình thứ hai trong Google Meet cho những người sử dụng kết hợp nhiều thiết bị để tổ chức cuộc họp, chẳng hạn như Google Meet hardware cho những người trong phòng hội nghị và Nest Hub Max cho những người ở nhà. Với khả năng mới của màn hình thứ hai, mọi người có thể trình bày và tham gia đầy đủ vào trải nghiệm Google Meet, bao gồm trò chuyện, thăm dò ý kiến và Hỏi & Đáp, từ bất kỳ thiết bị nào, cho dù họ ở đâu.

Và đặc biệt đối với những người tham gia cuộc họp từ thiết bị di động của họ, chúng tôi đang giúp dễ dàng tạo ra trải nghiệm tốt hơn trên màn hình nhỏ hơn. Google đang triển khai chế độ xem xếp lớp trên thiết bị di động để bạn có thể nhìn thấy nhiều người hơn cùng một lúc, đồng thời hỗ trợ chia đôi màn hình và hình ảnh trong ảnh trên Meet mobile sẽ giúp bạn trò chuyện hoặc duyệt Gmail một cách liền mạch mà không bỏ lỡ chuỗi trực quan của cuộc họp. Hỗ trợ di động cho thay thế nền, hỏi đáp và thăm dò ý kiến cũng sẽ giúp bạn luôn làm việc hiệu quả và kết nối khi di chuyển.

Luồng trực tiếp cũng sẽ trở nên mạnh mẽ và toàn diện hơn trong Google Workspace với việc bổ sung Q&A, thăm dò ý kiến và phụ đề trực tiếp (bằng tiếng Anh, tiếng Tây Ban Nha, tiếng Đức, tiếng Bồ Đào Nha và tiếng Pháp). Và bởi vì Google nhận ra cách các tổ chức đang kết nối giữa các nhóm người khác nhau, Google cũng đang bật tính năng phát trực tiếp trên nhiều tên miền Google Workspace trong cùng một tổ chức.

Xây dựng tương lai của làm việc cùng nhau

Nếu có một câu thần chú ghi lại năm làm việc vừa qua, đó có thể là “sự linh hoạt khi đối mặt với sự thay đổi”. Đó là cách khách hàng và nhân viên của Google thu hẹp khoảng cách vật lý để tiếp tục tạo ra tác động trong một thế giới đang thay đổi nhanh chóng. Khi công việc tiếp tục phát triển cho tất cả chúng ta, Google Workspace cam kết cung cấp giải pháp linh hoạt, hữu ích và thúc đẩy sự đổi mới. Google cũng cam kết hỗ trợ cộng tác bình đẳng ở bất cứ đâu và vào bất kỳ lúc nào Google có thể. Về cốt lõi, đây là sứ mệnh của Google trong hơn một thập kỷ và Google cho biết họ rất vui mừng được hợp tác với khách hàng và người dùng của mình để tiếp tục đưa nó vào cuộc sống.

Tham khảo thêm

• Google Workspace và Microsoft 365: bên nào hiệu quả hơn?
• Google đã tích hợp AI vào Google Workspace, có gì mới?
• Tận dụng Google Workspace: Tăng hiệu suất làm việc và "tránh lạc hậu"
• Tạo email doanh nghiệp, kinh nghiệm chọn mua?