Các bước chuyển đổi số cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Cụm từ chuyển đổi số hay cách mạng cn 4.0, nghe vĩ mô và hoành tránh thật. Nhưng thực tế để chuyển đổi số, hãy bắt đầu đơn giản bằng quy trình số hóa từ những việc nhỏ nhất.

Mục lục bài viết

Thực tế doanh nghiệp Việt
Chuyển đổi số là từng bước số hóa doanh nghiệp
Bắt đầu từ bàn làm việc không giấy tờ?
Công cụ nào để số hóa bàn làm việc không giấy tờ?
Tại sao phải là Google Workspace thay vì Microsoft 365?
Tham khảo thêm

Trong loạt bài gần đây, Ngôi Sao Số có nói về việc số hóa và chuyển đổi số trong doanh nghiệp. Trong thời đại kỹ thuật số, đó là điều bắt buộc đối với tất cả mọi người từ doanh nghiệp nhỏ đến doanh nghiệp vừa và lớn.

Đó gì chìa khóa để cạnh tranh trong bối cảnh công nghệ hiện tại và hướng vào khách hàng. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần chấp nhận chuyển đổi. Việc chuyển đổi số là số hóa từ từ các thành phần của một doanh nghiệp.

Trong bài viết này, Ngôi Sao Số không đề cập chi tiết cụ thể tới một loại doanh nghiệp nào. Chúng tôi chỉ nói đến số hóa một mảng doanh nghiệp của bạn. Tùy thuộc vào lĩnh vực kinh doanh, doanh nghiệp có thể áp dụng nó vào quá trình số hóa, giúp chuyển đổi số trong doanh nghiệp trở nên dễ dàng hơn.

Thực tế doanh nghiệp Việt

Theo số liệu tổng cục thống kê, Việt Nam có đến 98% doanh nghiệp Việt là nhỏ và siêu nhỏ. Năng lực cạnh tranh còn thấp vì thiếu yếu tố kỹ thuật và công nghệ để tăng sản xuất.

Bài toán số hóa doanh nghiệp để chuyển đổi số là hết sức quan trọng trong thời kỳ đổi mới cách mạng công nghiệp 4.0 hiện nay. Nếu không có động lực mạnh mẽ của chủ doanh nghiệp trong chuyển đổi số. Nếu không thay đổi, sự cạnh tranh của các doanh nghiệp này sẽ rất khó khăn khi mà thế giới đang thay đổi hàng ngày.

Mặc dù phát triển năng động, khu vực tư nhân trong nước vẫn chủ yếu do các doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ chi phối về số lượng.

World Bank cho biết 98% trong số khoảng 500.000 doanh nghiệp trong nước hiện nay là doanh nghiệp nhỏ và siêu nhỏ.

Dù tạo ra phần lớn việc làm cho nền kinh tế nhưng phần nhiều doanh nghiệp nói trên lại hoạt động trong các lĩnh vực chế tạo, chế biến đơn giản và lĩnh vực dịch vụ (buôn bán nhỏ lẻ và nhà hàng) có năng suất tương đối thấp.

Ngoài những yếu tố khách quan, vẫn còn những yếu tố chủ quan như doanh nghiệp chưa hoặc nói không với việc chuyển đổi số. Việc vận hành theo kiểu "cổ điển" khiến nhiều doanh nghiệp vẫn loay hoay với câu chuyện làm thế nào để chuyển đổi số.

Chuyển đổi số là từng bước số hóa doanh nghiệp

Để có thể chuyển đổi số, các doanh nghiệp SME cần số hóa từng thành phần của doanh nghiệp từ từ. Bắt đầu từ bàn làm việc cho tới các quy trình.

chuyen doi so la tung buoc so hoa doanh nghiep — Quy trình số hóa cơ bản của một doanh nghiệp

Chuyển đổi số là việc áp dụng công nghệ kỹ thuật số để chuyển đổi các dịch vụ hoặc doanh nghiệp, thông qua việc thay thế các quy trình phi kỹ thuật số hoặc thủ công bằng các quy trình kỹ thuật số hoặc thay thế công nghệ kỹ thuật số cũ bằng công nghệ kỹ thuật số mới hơn. Các giải pháp kỹ thuật số có sẵn cho phép thay thế hiệu quả quy trình cũ thông qua tự động hóa - các loại hình đổi mới và sáng tạo mới, thay vì chỉ đơn giản là tăng cường và hỗ trợ các phương pháp truyền thống.

Bắt đầu từ bàn làm việc không giấy tờ?

Chắc chắn cho dù là doanh nghiệp nào, bạn cũng cần phải thống kê, số hóa các hóa đơn chứng từ, thống kê thu chi, làm việc qua các công cụ trực tuyến.

Nhưng thực tế ở Việt Nam, việc nhận thức về phần mềm bản quyền còn rất thấp. Số lượng chủ doanh nghiệp hiểu biết sâu sắc về phần mềm còn hạn chế.

Đa phần doanh nghiệp chỉ hiểu rằng, họ mua một chiếc máy tính cho nhân viên của mình. Trong đó đã bao gồm các phần mềm cho họ sử dụng.

Ranh giới của Windows bản quyền và Windows lậu là một cái gì đó rất mong manh. Người dùng Windows lậu bằng hình thức crack thường ít nhận thức được rủi ro trong khi thấy rõ khoản tiết kiệm được rất nhiều.

Vậy việc số hóa trong chuyển đổi số nên bắt đầu từ bên trong lòng doanh nghiệp bởi những việc tưởng chừng như đơn giản nhất là công việc hàng ngày của nhân viên cố định.

Các công việc hàng ngày thông thường của các doanh nghiệp là làm việc qua email, tài liệu, bảng tính ... nếu bạn là chủ doanh nghiệp, hãy bắt đầu bằng việc thay đổi điều này.

Để số hóa các quá trình còn lại của doanh nghiệp, còn cần phụ thuộc vào lĩnh vực của doanh nghiệp để số hóa. Ví dụ: doanh nghiệp bạn kinh doanh trong lĩnh vực vận tải hàng hóa thì cần số hóa các phần mềm quản lý quy trình gởi nhận hàng ...

Công cụ nào để số hóa bàn làm việc không giấy tờ?

Giờ đây, việc chuyển đổi số thực sự dễ dàng. Các công cụ trực tuyến hỗ trợ rất nhiều, tuy nhiên việc lựa chọn một đối tác để có thể vận hành doanh nghiệp ổn định và lâu dài cũng không phải là việc đơn giản.

May thay, Ngôi Sao Số đã tìm ra được công thức cho việc này. Đó là sử dụng Google WorkSpace cho doanh nghiệp của bạn có thể số hóa gần như toàn bộ các công việc cơ bản của một doanh nghiệp cần với một chi phí hết sức hợp lý.

Thông thường người dùng chỉ biết đến Google với các sản phẩm như Youtube, Google Search hay Gmail. Tuy nhiên bộ công cụ Google Workspace không chỉ đơn thuần là Gmail.

Trong bộ công cụ làm việc của Google Workspace bao gồm rất nhiều công cụ như:

	Gmail	Gmail là một dịch vụ email Google cung cấp. Tính đến năm 2019, nó đã có 1,5 tỷ người dùng hoạt động trên toàn thế giới.
	Drive	Google Drive là dịch vụ lưu trữ và đồng bộ hóa tệp do Google phát triển. Ra mắt vào ngày 24 tháng 4 năm 2012, Google Drive cho phép người dùng lưu trữ tệp trên đám mây (trên máy chủ của Google), đồng bộ hóa tệp trên các thiết bị và chia sẻ tệp. Ngoài giao diện web, Google Drive cung cấp các ứng dụng có khả năng ngoại tuyến cho máy tính Windows và macOS cũng như điện thoại thông minh và máy tính bảng Android và iOS.
	Meet	Google Meet là một dịch vụ liên lạc qua video do Google phát triển. Đây là một trong hai ứng dụng thay thế cho Google Hangouts, ứng dụng còn lại là Google Chat
	Calendar	Ứng dụng Lịch Google giúp bạn dành ít thời gian hơn để quản lý lịch biểu của mình và có nhiều thời gian hơn để tận hưởng nó. Có sẵn trên Android, iPhone và iPad.
	Chat	Google Chat là phần mềm giao tiếp do Google phát triển dành cho các nhóm cung cấp tin nhắn trực tiếp và phòng trò chuyện nhóm.
	Docs	Google Docs hay còn gọi là Google Tài liệu là một trình xử lý văn bản trực tuyến được bao gồm trong bộ phần mềm Trình chỉnh sửa Google Tài liệu tương tự như Microsoft Word.
	Sheets	Google Sheets là một chương trình bảng tính được bao gồm như một phần của bộ phần mềm văn phòng tương tự như Microsoft Excel.
	Slides	Google Slides là một chương trình tạo ra các file thuyết trình tương tự như Microsoft Powerpoint
	Keep	Google Keep là một chương trình cho phép ghi chú các công việc của bạn.
	Sites	Giúp doanh nghiệp xây dựng trang web với giao diện kéo và thả. Nội dung tự động tối ưu hóa cho thiết bị. Tin nhắn, cuộc họp, văn bản, nhiệm vụ, nay đã kết nối liền mạch.
	Forms	Còn gọi là Google Biểu mẫu, giúp bạn tạo ra các khảo sát trực tuyến cho khách hàng hoặc nhân viên của bạn.
	Currents	Tạo ra những cuộc thảo luận có ý nghĩa. Luôn cập nhật - cùng nhau. Làm việc hướng tới một mục tiêu chung. Giúp doanh nghiệp xây dựng một cộng đồng hiệu quả, nơi mọi người ở trên cùng một trang.

Bắt đầu chỉ với khoảng 6$/người dùng/tháng. Bạn chỉ cần trả thêm tiền khi doanh nghiệp phát sinh thêm nhân viên. Và không phải trả thêm bất cứ khoản phí nào khác để vận hành bàn làm việc không giấy tờ.

Tại sao phải là Google Workspace thay vì Microsoft 365?

Sau một thời gian tìm hiểu và lựa chọn đối tác, Ngôi Sao Số lựa chọn Google thay vì Microsoft vì các yếu tố sau:

Google có lợi thế bảo mật tốt với hạ tầng máy chủ duy trì ổn định. (Google từ lâu đã chia sẻ công khai các kiến thức, kinh nghiệm và công nghệ về bảo mật của mình với các đối tác, tổ chức và đối thủ cạnh tranh trên toàn thế giới.)
Google sẵn sàng cho trực tuyến nhiều hơn (các phần mềm offline trong bộ Office của Microsoft có thể có nhiều tính năng hơn, nhưng với công cụ online thì Google ăn đứt với các tính năng được cập nhật thường xuyên và định kỳ. )
Google có lợi thế về tìm kiếm (Chắc hẳn bạn thừa hiểu Google Search mạnh như thế nào, thử tưởng tượng một ngày dữ liệu của bạn lên đến hàng vài Terabyte thì việc tìm kiếm sẽ trở nên khốn đốn. Vì vậy nếu tài liệu được lưu trữ trên Drive, việc tìm kiếm cực kỳ thông minh và nhanh chóng).
Sẵn sàng cho tương lai (Trong tương lai gần, mọi nhận thức của doanh nghiệp để làm việc trực tuyến mà không phụ thuộc vào phần mềm offline, chỉ cần có tài khoản và mật khẩu, bạn có thể làm việc ở bất cứ máy tính nào, bất cứ nền tảng hệ điều hành nào và thiết bị nào. Vậy bạn sẵn sàng cho tương lai?)

Ngôi Sao Số hỗ trợ chuyển đổi số ngay hôm nay cho doanh nghiệp với công việc số hóa bàn làm việc của bạn. Là đối tác chính thức của Google tại Việt Nam (xem tại đây) Ngôi Sao Số tin rằng sẽ mang đến giải pháp ổn định, bảo mật và đồng hành lâu dài với doanh nghiệp. Bấm tìm hiểu thêm về dịch vụ Google Workspace.