Điều gì sẽ xảy ra với gói lưu trữ không giới hạn G Suite khi chuyển sang Workspace?

Vào đầu tháng 10, Google đã đổi tên G Suite thành Google Workspace. Nhưng đây không chỉ đơn thuần là chỉ đổi mới thương hiệu. Dung lượng bộ nhớ do Google Drive cung cấp đang giảm đáng kể đối với một số người dùng gói G Suite Business, đây là gói mà Google từ lâu đã luôn đánh dấu "phổ biến nhất" trong phần đăng ký của mình.

Hình ảnh chụp gói dịch vụ G Suite Business

Người dùng gói G Suite Business có 5 tài khoản được cung cấp lưu trữ không giới hạn. Bạn có thể thấy "không giới hạn" được đánh dấu tại mục Drive dưới phần LỊch của gói dịch vụ chính giữa G Suite. Người dùng mua 1, 2, 3 hoặc 4 tài khoản được phép lưu trữ tối đa 1TB cho mỗi tài khoản.

Nhưng giờ đây, Google đang đổi tên G Suite thành Workspace, và không rõ điều đó có ý nghĩa gì đối với khả năng lưu trữ không giới hạn của Drive. Tôi bắt đầu tìm hiểu thật kỹ càng điều này bằng cách xem định giá Workspace như ảnh bên dưới:

Người dùng Workspace mua từ 1, 2, 3 hoặc 4 tài khoản giờ đây sẽ nhận được bộ nhớ 2TB cho mỗi tài khoản, vì vậy, con số này đã tăng gấp đôi dung lượng so với gói dịch vụ cùng cấp cũ. Nhưng những người dùng mua 5 tài khoản trở lên dường như mất hẳn dung lượng lưu trữ không giới hạn. Workspace Business Standard chỉ cung cấp 2TB dung lượng lưu trữ cho mỗi tài khoản.

Với những người dùng mới, điều này họ không thể nhận ra, nhưng với những người dùng đang sử dụng dịch vụ với gói dung lương Drive không giới hạn này. Đột nhiên phải đối mặt với khả năng mất lưu trữ không giới hạn đó. Người dùng có lượng lớn dữ liệu lớn đã có trong Google Drive có thể phải đối mặt với việc di chuyển dữ liệu khẩn cấp và nếu dữ liệu quá lớn, kế hoạch để di chuyển một lượng lớn dữ liệu từ Google sang một nơi khác là điều bất khả thi.

Cá nhân tôi cũng rất tò mò vì tôi cũng đang duy trì tài khoản G Suite Business và đang phải đối mặt với số phận bấp bênh như nhiều người dùng khác.

Gởi email hỏi cụ Google xem thế nào.

Để trả lời điều này, tôi đã liên hệ với Google và một cuộc trò chuyện qua email dài và thú vị diễn ra qua lại trong khoảng hai tuần. Dưới đây, tôi sẽ trình bày các câu hỏi của tôi, câu trả lời của họ và ở phần cuối, tôi sẽ cho bạn biết ý nghĩa của nó.

Người đang sử dụng tài khoản G Suite có được di chuyển qua Google Workspace không?

Câu hỏi này dành cho những người đang sử dụng giá G Suite và đang tự hỏi liệu họ có tốn thêm chi phí cho dung lượng lưu trữ vào năm 2021 không.

Câu trả lời từ cụ Google:

Giấy phép G Suite hiện có và các dịch vụ liên quan sẽ tiếp tục hoạt động như hiện nay và chúng tôi cam kết giúp quá trình chuyển đổi dễ dàng nhất có thể. Nếu khách hàng chưa sẵn sàng chuyển đổi ngay, chúng tôi sẽ chia sẻ thông tin bổ sung trong những tháng tới để xác định lộ trình chuyển đổi phù hợp nhất với nhu cầu của họ.

Không có thay đổi về giá giữa các gói dịch vụ trước đó và gói mới. Với gói Business Plus sẽ có ưu đãi mới gồm các tính năng nâng cao hơn dành cho các doanh nghiệp nhỏ.

Chúng tôi đang thực hiện những thay đổi này dựa trên phản hồi rộng rãi của khách hàng và chúng tôi tin rằng khách hàng sẽ thấy giá trị lớn hơn trong các dịch vụ mới.

Việc trả lời hơi chung chung, chẳ thấy hữu ích gì cả. Mặc dù tuyên bố "sẽ tiếp tục hoạt động như hiện tại" có vẻ đúng về mặt kỹ thuật cho đến nay, nhưng các tài khoản G Suite cũ thậm chí không hoạt động như tháng trước. Bằng chứng rõ ràng nhất về điều này là khi người dùng G Suite khi đăng nhập, bảng điều khiển hiện cho biết đó là Google Workspace, không phải G Suite. Sự khác biệt chỉ đơn thuần là giao diện, hay phải chăng có nhiều hơn thế?

Người dùng G Suite hiện tại có thể biết không gian lưu trữ không giới hạn còn được hỗ trợ trong tương lai không?

Đó là câu hỏi quan trọng, mà tôi muốn biết chính thức việc Google trả lời? Người dùng G Suite đã quen với lưu trữ không giới hạn lo ngại về việc di chuyển sang Google Workspace. Nếu họ ở lại G Suite, họ có thể sử dụng bộ nhớ không giới hạn trong tương lai hay họ nên thực hiện các kế hoạch di chuyển ngay vào 2021? Điều này đặc biệt dành cho những người có 10-20TB trong G Suite và những người sẽ mất hàng tháng để hoàn thành quá trình di chuyển dữ liệu.

Câu trả lời từ cụ Google:

Với Google Workspace, chúng tôi đang cung cấp nhiều phiên bản hơn, với sự khác biệt chi tiết hơn về tính năng sản phẩm, dung lượng lưu trữ cũng như các biện pháp kiểm soát quản trị và bảo mật trên toàn bộ dòng sản phẩm của chúng tôi.

Chúng tôi nhận thấy rằng hầu hết khách hàng không nhận ra lợi ích đầy đủ của việc lưu trữ không giới hạn. Một số lượng tương đối nhỏ các tổ chức trong một số ngành cụ thể thực sự cần nó. Với các phiên bản mới, chúng tôi đang cung cấp nhiều giá trị hơn với các tính năng hữu ích cho nhiều khách hàng hơn, như Google Meet trong phiên bản Business Standard mới, trong khi vẫn duy trì giá.

Các phiên bản vẫn cung cấp dung lượng lưu trữ dồi dào và đối với khách hàng sử dụng phiên bản Enterprise, chúng tôi sẽ cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ mà họ cần mà không phải trả thêm phí.

Lại một câu trả lời không đúng trọng tâm của câu hỏi, tôi không đồng ý với tuyên bố "Một số lượng tương đối nhỏ các tổ chức trong một số ngành cụ thể thực sự cần nó [nghĩa là gói lưu trữ không giới hạn]." Sản xuất video cần một lượng lớn dung lượng lưu trữ và nhiều công ty và cá nhân, trong tất cả các ngành, đang tải lên nhiều hơn và nhiều hơn nữa mỗi ngày. Điều đó nói rằng,câu hỏi chính vẫn chưa được giải quyết và điều gì sẽ xảy ra với tất cả dữ liệu mà người dùng Gói Business đã lưu trữ trên Google Drive.

Nhưng chúng tôi có cần di chuyển lưu trữ của mình đi không?

Câu hỏi: "Nếu ở lại với gói G Suite, liệu có thể tin tưởng vào dung lượng không giới hạn trong tương lai hay cần lên kế hoạch để thực hiện việc di chuyển vào năm 2021 không?" không được trả lời đầy đủ.

Nếu khách hàng G Suite Business đã sử dụng nhiều bộ nhớ hơn số dung lượng khả dụng trong các gói Google Workplace cung cấp, liệu khách hàng đó có cần tìm một nơi lưu trữ mới cho dữ liệu đó vào năm 2021 hoặc 2022 không. Hay khách hàng đó có thể tiếp tục là khách hàng G Suite Business trong 2021 và 2022 mà không tốn thêm chi phí?

Câu trả lời từ cụ Google:

Giới hạn bộ nhớ sẽ được triển khai cho những khách hàng chuyển đổi sang các phiên bản Google Workspace. Đối với khách hàng sử dụng phiên bản Enterprise, chúng tôi sẽ cung cấp nhiều dung lượng lưu trữ mà họ cần mà không phải trả thêm phí.

Như đã đề cập, một số lượng tương đối nhỏ các tổ chức trong một số ngành cụ thể thực sự cần bộ nhớ không giới hạn. Với các phiên bản mới, chúng tôi đang cung cấp dung lượng lưu trữ dồi dào và nhiều giá trị hơn với các tính năng hữu ích cho nhiều khách hàng hơn, chẳng hạn như Google Meet trong phiên bản Business Standard mới, trong khi vẫn giữ nguyên giá. Các phiên bản vẫn cung cấp dung lượng lưu trữ dồi dào, với các tùy chọn cho khách hàng sử dụng phiên bản Enterprise.

Chuyển từ G Suite sang nơi mới hay ở lại?

Cụm từ này được sử dụng trong câu trả lời của Google cho tôi: "Cho những khách hàng chuyển đổi sang các phiên bản Google Workspace." Đối với khách hàng không phải là Doanh nghiệp, việc chuyển đổi này là tự nguyện hay sẽ áp dụng cho tất cả các khách hàng? Và khi nào?

Câu trả lời từ cụ Google:

Đối với khách hàng sử dụng gói Linh hoạt, chúng tôi sẽ làm việc với họ trong những tháng tới để xác định lộ trình chuyển đổi của họ sang một trong những dịch vụ mới phù hợp nhất với họ.

Đối với khách hàng G Suite sử dụng gói Cam kết, giấy phép G Suite hiện có và các dịch vụ liên quan của họ sẽ tiếp tục hoạt động cho đến ngày gia hạn.

Chúng tôi sẽ làm việc với khách hàng để xác định kế hoạch chuyển đổi và thông báo chi tiết trước những ngày đó.

Người đọc thông minh có thể lưu ý rằng các gói "Linh hoạt" và "Cam kết" không được đề cập trong bất kỳ dịch vụ được cung cấp cho gói Business nào, cho cả G Suite cũ hoặc Workspace mới. Những điều này phản ánh khách hàng gói Doanh nghiệp. Và tôi đang cố gắng tìm hiểu điều gì sẽ xảy ra với người dùng gói Doanh nghiệp nên tôi đã thử hỏi lại.

Điều này có ý nghĩa gì đối với người sử dụng G Suite cũ?

Mấu chốt của tôi là từ phản hồi trước đó của Google, nói rằng: "Cung cấp nhiều phiên bản hơn, với sự khác biệt chi tiết hơn về tính năng sản phẩm, dung lượng lưu trữ cũng như kiểm soát quản trị và bảo mật trong dòng sản phẩm của chúng tôi."

Tôi đã theo xem xét kỹ điều này một lần nữa và hỏi lại cụ Gồ. Đối tượng khách hàng là ai? Khi nào sẽ có sẵn và hiển thị trên các trang dịch vụ của Google? Chúng đi kèm với những tính năng gì và bị bỏ đi tính năng gì?

Câu trả lời từ cụ Google:

Để trả lời tất cả các câu hỏi của bạn ở trên, bạn có thể tìm thấy chi tiết về giá cả và tính năng cho từng gói trên trang web của chúng tôi. Về thời gian, tất cả các gói đều có sẵn hiện tại và mọi tính năng được liệt kê đều khả dụng.

Vì vậy, tôi đã xem lại trang web của Google đang cung cấp các gói dịch vụ này một lần nữa. Thực tế là các gói hiện có sẵn không cho người dùng biết liệu họ có bị di chuyển dữ liệu hay không. Hoặc điều gì sẽ xảy ra với dữ liệu không giới hạn trên G Suite khi sử dụng vượt quá 2TB cho mỗi người dùng.

Nhưng vì tôi đã nhận được báo cáo từ người dùng G Suite Business rằng trang tổng quan của họ hiện có nội dung Google Workspace, nên có vẻ như tất cả chúng ta đều đang được chuyển sang Google Workspace dù muốn hay không. Đây là một manh mối khác: Tôi vừa nhận được một email với tiêu đề "Google Workspace: Hóa đơn của bạn đã có sẵn".

Google chưa bao giờ đưa ra câu trả lời thỏa đáng cho tôi về những gì xảy ra với việc người dùng G Suite lưu trữ nhiều dữ liệu hơn Workspace cho phép. Cho đến nay, chưa ai báo cáo rằng họ đã bị xóa dữ liệu hoặc bị chặn tải lên, vì vậy có lẽ đây sẽ là một điều tùy từng trường hợp theo thời gian.

Nhưng vì người dùng G Suite hiện đang ở trong Google Workspace (cho dù họ có chọn tham gia hay không), tôi bắt đầu tìm hiểu câu hỏi về việc có thể sử dụng Google Workspace mới hay không mà không cần quan tâm tới các gói cũ.

Gói dịch vụ mới trên Workspace có bị giới hạn số lượng người dùng tối thiểu ?

Workspace Business Standard và Business Plus cho phép tối đa 300 người dùng. Nhưng liệu có giới hạn tối thiểu không? Liệu một công ty chỉ có hai hoặc ba người có thể sử dụng những gói đó không?

Câu trả lời từ cụ Google:

Không có số lượng người dùng tối thiểu cho bất kỳ gói nào của chúng tôi.

Quay lại G Suite cũ, nếu muốn kích hoạt tùy chọn lưu trữ không giới hạn, bạn phải có ĐỦ 5 người dùng trở lên.

Ví dụ: Tài khoản cũ của tôi là tài khoản G Suite Business 5 người dùng ở ngưỡng lưu trữ không giới hạn. Khi thiết lập gói G Suite Business cho doanh nghiệp nhỏ mà vợ tôi và tôi điều hành, tôi đã tạo và trả tiền cho 3 gói người dùng ảo bổ sung, giúp chúng tôi có tất cả lưu trữ dữ liệu đám mây mà chúng tôi cần.

Tôi đã trả tiền cho 3 nhân viên ảo bổ sung mà chúng tôi không sử dụng, vì lý do duy nhất là có thể sử dụng lưu trữ không giới hạn. Nó hoàn toàn xứng đáng với chi phí thêm cho 3 tài khoản không sử dụng. Nhiều doanh nghiệp nhỏ với nhu cầu dữ liệu lớn đã và đang làm điều tương tự trong nhiều năm qua. Đây là một giải pháp thực sự phổ biến cho nhu cầu lưu trữ đám mây với số lượng lớn.

Trái ngược với tuyên bố của Google rằng chỉ một số ngành có nhu cầu lưu trữ lớn, làm video và YouTube đã trở thành xu hướng và mọi người luôn mang theo điện thoại quay video 4K bên mình, nhiều cá nhân và doanh nghiệp còn có nhu cầu lưu trữ ngày càng tăng và cần nhiều terabyte dung lượng lưu trữ.

Liệu có thể phân, gộp dung lượng giữa các tài khoản không?

Các gói Business Standard và Business Plus của Workspace lần lượt cung cấp 2TB và 5TB cho mỗi người dùng. Dung lượng đó có thể được tổng hợp trong toàn tổ chức không? Kiểu như nếu bạn có 20 người dùng Tiêu chuẩn, cung cấp 40TB, một người dùng có thể truy cập 10TB và những người còn lại chia 30TB còn lại không?

Điều gì xảy ra khi cần thêm dung lượng cho các gói đó? Có giá nâng cấp cho việc thêm dung lượng bổ sung hay bạn chỉ cần thêm người dùng bổ sung?

Câu trả lời từ cụ Google:

Người dùng được phân bổ dung lượng lưu trữ dựa trên kế hoạch của tổ chức họ. Vì Google Workspace đang cung cấp nhiều phiên bản hơn, khách hàng sẽ có thể chọn đúng phiên bản để đáp ứng nhu cầu lưu trữ của họ.

Quản trị viên có một số tùy chọn. Bạn có thể nâng cấp người dùng cá nhân lên các cấp cao hơn trong cùng một họ phiên bản (tức là chuyển từ Business Starter sang Standard hoặc Plus hoặc chuyển từ Business Standard sang Plus).

Nếu khách hàng yêu cầu dung lượng lưu trữ nhiều hơn, họ có thể nâng cấp tên miền (cho tất cả người dùng) lên Enterprise.

Người dùng có thể gộp lưu trữ trên nhiều tài khoản không?

Tôi vẫn chưa nhận được câu trả lời rõ ràng về việc gộp dung lượng lưu trữ. Tôi đã hỏi, "Giả sử công ty của bạn có lưu trữ trên nhiều người dùng, thì một số người dùng có thể vượt quá 2TB hoặc 5TB miễn là tổng lưu trữ vẫn dưới số lượng tổng lưu trữ cho phép ?"

Lần này câu trả lời đã rõ ràng hơn:

Câu trả lời từ cụ Google:

Có, người dùng có thể gộp dung lượng lưu trữ. Điều này đơn giản có nghĩa là tất cả dung lượng được chia sẻ, vì vậy ví dụ của bạn là chính xác. Nếu cần tăng dung lượng lưu trữ, bạn có thể mua thêm hoặc nâng cấp giấy phép.

Phân tích từ David ( Website zdnet )

Tôi đã gởi các câu trả lời của Google cho một số nhân viên CNTT và một số nhà báo công nghệ đồng nghiệp để đảm bảo rằng tôi đã diễn giải tất cả một cách chính xác. Sự đồng thuận chung của mọi người là Google đang cố tình không cam kết về cách sẽ hành động với người dùng hiện tại, nhưng công ty có thể sẽ không hành động chống lại người dùng lưu trữ không giới hạn, ít nhất là ngay tại thời điểm hiện tại. Nhưng tương lai thì chưa biết!

Có vẻ như Google đang cố gắng giới hạn người dùng tải lên dữ liệu vô hạn chăng? Điều đó có nghĩa là cho đến nay, không ai trong số những người dùng G Suite mà tôi đã nói chuyện nhận được bất kỳ phản hồi nào từ Google. Mặc dù tất cả người dùng hiện đã được chuyển qua trang quản lý Google Workspace và trang G Suite đã biến mất.

Vì vậy, điều này có nghĩa gì cho bạn? Thực tế đơn giản là bạn không còn có thể lên kế hoạch cho lưu trữ không giới hạn. Bạn có thể sử dụng nhiều dung lượng hơn so với các gói Workspace mới cho phép, nhưng bạn có thể sẽ nhận được một email vào một buổi sáng đẹp trời và thông báo rằng bạn phải xử lý tất cả dữ liệu đó trong một khoảng thời gian rất ngắn.

Đó là điều khó khăn cho những ai đang làm việc trong lĩnh vực CNTT và đang quản lý lưu trữ cho công ty mình. Vì vậy, nếu bạn muốn lập kế hoạch và đảm bảo rằng nhu cầu lưu trữ của mình được đáp ứng, có thể bạn sẽ cần phải di chuyển lưu trữ của mình đến một nơi khác hoặc mua đủ dung lượng lưu trữ để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu.

Trong trường hợp của tôi, tôi đang sử dụng 27,5TB và con số đó tăng lên hàng tháng vì tôi sản xuất rất nhiều video. Nếu tôi sử dụng gói Workspace Business Standard mới, tôi cần mua 15 tài khoản với mỗi tài khoản 2TB, chi phí của tôi tăng vọt từ 60$/tháng lên 180$. Ngoài ra, tôi có thể phải mua 6 tài khoản Business Plus với mỗi tài khoản 5TB, chi phí của tôi lên sẽ đến 108$, gần gấp đôi số tiền tôi hiện đang trả.

Trong khoảng tháng tới, tôi sẽ giữ nguyên gói hiện tại của mình. Tôi vừa nhận được hóa đơn cho 60$ hàng tháng thông thường của mình và lưu trữ của tôi vẫn còn nguyên. Trong vài tháng tới, tôi sẽ xem xét cách tôi có thể khôi phục lại một số hoặc tất cả dữ liệu của mình, hoặc liệu tôi sẽ quyết định mình có phải chấp nhận trả thêm từ 48 đến 120$ mỗi tháng hay không ( kinh khủng: hơn 576$ đến 1440$ mỗi năm).

Không ai trong số những người dùng G Suite mà tôi đã nói chuyện đã mua gói Business, một phần vì lưu trữ không giới hạn. Bạn thử tưởng tượng phải di chuyển một mớ dữ liệu ở mức terabyte với hai con số, mới nghe là đã thấy đau đầu. Đối với việc Google đã dành nhiều năm để quảng bá cái gọi là lưu trữ không giới hạn đó, dường như gây tổn hại không cần thiết cho khách hàng doanh nghiệp nhỏ và làm giảm niềm tin của chúng tôi dành cho họ.

Không có câu trả lời rõ ràng về điều gì sẽ xảy ra với người dùng hiện đang sử dụng nhiều lưu trữ hơn Workspace cho phép. Ngay cả sau hơn một tá email qua lại với cách nói chuyện theo kiểu chung chung thay mặt cho các giám đốc điều hành của Google - đặt khách hàng hiện tại vào tình thế khó chịu về việc phải tung hứng cục xúc xắc về việc Google sẽ nhân từ trong bao lâu về mặt lưu trữ hay liệu họ có nổi khùng và thay đổi hay không, cũng như cách thức và thời điểm mà họ thay đổi.

Quay trở lại năm 2017, tôi đã thảo luận về việc bữa tiệc tự chọn ăn thỏa sức không giới hạn sắp kết thúc như thế nào, nhưng tôi thực lòng nghĩ rằng Google cũng sẽ không đơn giản "Rút trách nhiệm" ra khỏi những khách hàng Doanh nghiệp đang trả tiền theo tài khoản cho gói dịch vụ có lưu trữ không giới hạn này.

Điểm mấu chốt là: nếu bạn có thể tìm thấy một dịch vụ với dung lượng không giới hạn, đừng trông chờ vào việc nó sẽ không giới hạn mãi mãi. Có thể bạn sẽ cần di chuyển dữ liệu đó trong vài năm nữa. Và có thể đây chỉ là chiêu trò quảng cáo không trả tiền thời gian đầu của các doanh nghiệp cực lớn.

Đối với những người dùng trong chúng ta đang có nhiều dữ liệu (chẳng hạn như với bất kỳ ai thường xuyên sản xuất video), phương pháp tốt nhất luôn là sao lưu thành một bản ở một ổ cứng dự phòng riêng của mình để tránh những sự cố đáng tiếc.

Biên tập và dịch lược từ ZDnet

Tham khảo thêm

• Google Workspace được cập nhật, tự động hóa nhiều hơn
• Nhiều cải tiến bảo mật đáng giá trong Google Workspace
• 8 công cụ miễn phí từ Google phải biết và cần cho trang web doanh nghiệp
• Microsoft 365 so với Google Workspace - Cái nào tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?
• [Google Workspace] Mẹo giữ kết nối dễ dàng với Meet trong Gmail trên điện thoại di động
• Cập nhật mới Google Workspace trong bản phát hành 18/12/2020