Chuyển đổi số bằng Google Workspace, tại sao không?

Đã từng có 1 thời gian mà nơi làm việc luôn được liên kết với một vị trí cố định thực tế, một tòa nhà văn phòng và bạn ngồi sau bàn làm việc. Thế giới đã thay đổi, từ khi đại dịch covid-19 làm rung chuyển thế giới. Việc chuyển đổi số cho một doanh nghiệp lại càng được chú trọng nhiều hơn.

Giờ đây, để tối ưu chi phí cho một doanh nghiệp không chỉ về chi phí văn phòng hay chi phí tìm kiếm nhân sự. Đó là 2 chi phí lớn của một doanh nghiệp. Bạn không còn phải bị "cố định" tại một địa điểm vật lý nào đó. Không chỉ ở Việt Nam, ngày nay bạn có thể thuê nhân sự khắp thế giới và họ làm việc trực tuyến cho bạn.

Công nghệ đã thay đổi cuộc sống và tạo ra môi trường làm việc kỹ thuật số. Tại đây, ngay cả những công ty lớn cũng có thể hưởng lợi từ giao tiếp tốt hơn và cải thiện hiệu quả trong hoạt động của họ với chi phí thấp hơn so với nơi làm việc truyền thống. Google Workspace là một ví dụ tuyệt vời về công nghệ điển hình có thể mang lại nhiều điều hơn cho một công ty và không còn phụ thuộc vào nơi làm việc của doanh nghiệp.

Mặc dù không phải là bắt buộc với toàn bộ các doanh nghiệp phải chuyển đổi số. Nhưng nếu không chuyển đổi số, bạn sẽ làm chi phí vận hành doanh nghiệp tăng lên, đồng nghĩa giá sản phẩm tăng và giảm năng lực cạnh tranh của bạn. Giờ đây khi số hóa doanh nghiệp, việc giao tiếp, cộng tác, dễ dàng truy cập tài nguyên và kiểm soát hành chính. Mặc dù đây không phải là tất cả những gì cần có, nhưng chúng tạo nên giá trị cốt lõi của một không gian làm việc số hiệu quả.

Bật tắt ứng dụng chỉ vài click chuột

Các ứng dụng Google Workspace đơn giản hóa những gì từng là cơn ác mộng đối với hầu hết mọi người dùng. Ngay cả các nhóm làm việc lớn hơn cũng có thể hợp tác trong công việc. Các ứng dụng này bao gồm Gmail, Drive, Meet, Calendar, Chat, Tài liệu (Gooogle Docs), Trang tính (Gooogle Sheets), Slides, Keep, Sites, Forms, Currents và nhiều ứng dụng khác.

Bạn có thể bật tắt từng ứng dụng cho từng tài khoản riêng biệt với chỉ vài click chuột đơn giản. Việc quản trị nó không thể dễ dàng hơn cho công tác quản lý của bạn.

Dễ dàng để giao tiếp với đồng nghiệp

Bạn là CEO, đang ngồi sau bàn làm việc, ở bên ngoài văn phòng hay ở một quốc gia khác, Google Workspace sẽ giúp bạn kết nối với đồng nghiệp một cách dễ dàng. Các ứng dụng giao tiếp cốt lõi bao gồm Gmail, Meet và Lịch...

Tối ưu hiệu suất làm việc

Một trong những lợi ích quan trọng nhất của việc chuyển đổi số bằng Google Workspace là vượt qua một số rào cản ngoài ý muốn với nơi làm việc truyền thống. Mặc dù thông tin nhạy cảm cần được bảo vệ đúng cách. Chẳng hạn như nhân viên cần truy cập vào những tài nguyên này để phục vụ công việc.

Google Workspace cung cấp các giải pháp lưu trữ đám mây an toàn cho phép nhân viên có quyền truy cập tài nguyên một cách an toàn mọi lúc mọi nơi miễn là họ có internet. Chúng bao gồm Google Drive và Google Cloud Search.

Google đương nhiên là một trong những công ty bảo mật hàng đầu trên thế giới. Các ứng dụng này được thiết kế để cho phép chia sẻ này trong khi đảm bảo rằng mọi thứ đều an toàn và không rơi vào tay kẻ xấu. Quản trị viên có thể quản lý các đặc quyền của người dùng và thiết bị một cách dễ dàng. Các tính năng được thiết lập cho việc này bao gồm Admin, Vault và Mobile.

Lợi ích của việc chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số với Google Workspace

Giảm chi phí hoạt động, bạn sẽ chỉ phải trả tiền cho tài khoản nhân viên mới. Điều này là hết sức công bằng và hợp lý. Thông thường ở Việt Nam, bạn chỉ nghĩ đến việc sử dụng Google Workspace cho email. Tuy nhiên, không chỉ đơn thuần như vậy, Google Workspace cho phép doanh nghiệp bạn làm được nhiều hơn thế với hệ sinh thái các ứng dụng của họ

Không chỉ vậy, hệ sinh thái ứng dụng đám mây này được cập nhật định kỳ mà không phụ thuộc vào thiết bị của bạn vì nó hoạt động trên trình duyệt web. Việc của bạn và nhân viên là chỉ cần nhớ mật khẩu tài khoản làm việc của mình và truy cập vào hệ sinh thái dành riêng cho doanh nghiệp của bạn.

   

Với bộ nhớ đám mây của Drive và quyền truy cập từ xa vào tài nguyên, nhân viên của bạn có thể truy cập tài nguyên doanh nghiệp nhanh chóng mà không cần bạn phải thiết lập một máy chủ riêng để lưu trữ dữ liệu của cả công ty. Ngoài ra nếu doanh nghiệp có thêm chi nhánh, sẽ phải có thêm máy chủ và đồng bộ dữ liệu cũng như backup định kỳ cũng sẽ ngốn kha khá chi phí. Chẳng hạn như: IT quản lý, tiền điện máy chủ, internet 24/24...

Dễ dàng kết nối giữa các bộ phận

Google Workspace cho phép các nhóm chỉnh sửa cùng một tài liệu trong thời gian thực và có thể để lại những nhận xét giải thích các thay đổi trên chính dòng tài liệu đang làm việc chung. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian chạy giữa các văn phòng mà còn là một công cụ tuyệt vời để động não.

Sử dụng ứng dụng Google Sites, các nhóm có thể tạo ra một nguồn tài nguyên tổng hợp cho các ý tưởng sáng tạo và giải pháp cho những thách thức trong việc thực hiện các dự án và các hoạt động liên quan đến công việc khác. Trong trường hợp một nhân viên nào đó bỏ lỡ điều gì đó, họ luôn có thể tra cứu nó trên trang web này và tự cập nhật.

Nâng cao giao tiếp cho doanh nghiệp

Điều này đặc biệt hữu ích cho các tổ chức lớn hoạt động ở đa quốc gia và vị trí địa lý khác nhau. Các thành viên trong nhóm nhỏ ở mỗi vị trí rất dễ cảm thấy bị bỏ rơi hoặc không được lắng nghe. Đừng quên việc lên kế hoạch cho các cuộc họp xung quanh lịch trình bận rộn của mọi người là khó khăn như thế nào.

Các ứng dụng như Meet và Gmail giúp việc liên lạc trong nhóm hoặc xuyên biên giới trở nên dễ dàng. Các ý tưởng không bị bỏ lỡ. Các cuộc họp trở nên hiệu quả hơn bằng cách chia sẻ trước các tệp liên quan và chương trình của cuộc họp thông qua Meet. Bằng cách này, mọi người có thể chuẩn bị cho cuộc họp một cách tốt hơn.

Cho nhu cầu tuyển dụng

Từ phỏng vấn khách hàng tiềm năng đến đào tạo nhân viên mới, Google Workspace cung cấp các tính năng giúp đơn giản hóa quy trình tuyển dụng và giới thiệu. Sử dụng Google Meet, bạn có thể thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tuyến bất kể vị trí của bạn.

Bạn có thể sử dụng Sites và Drive để tạo một tài nguyên tổng hợp đặc biệt chứa đầy tài liệu đào tạo để giúp mọi người bắt kịp tốc độ. Bạn có thể theo dõi hiệu suất của họ thông qua các công cụ quản lý dự án như Google Trang tính.

Quản lý dự án đơn giản

Tài liệu (Google Docs), Trang tính (Google Sheets) và Trang trình bày (Google Slides) là những cách tuyệt vời để cộng tác và tạo tài liệu liên quan đến tất cả các dự án. Tiến thêm một bước nữa và sử dụng Lịch (Google Calendar) để tạo lịch biểu được chia sẻ hiển thị thời hạn, các dự án sắp tới, các buổi đào tạo...

Google Drive sẽ nhóm các dữ liệu được chia sẻ là một cách tuyệt vời để đảm bảo rằng tất cả các tài nguyên và tệp đều có sẵn cho bất kỳ ai trong nhóm. Ngoài ra, sử dụng Google Sites để tạo tài nguyên tổng hợp cho mọi thứ, từ lịch biểu đến bản sao dự án cho tất cả các thành viên xem.

Khảo sát thực tế

Cái khó khăn nhất của doanh nghiệp là thu thập dữ liệu, ngày nay việc thu thập dữ liệu là cực kỳ quan trọng. Bạn thực sự có hiểu khách hàng của mình. Hay bạn chỉ "nghĩ rằng" khách hàng của bạn "là như vậy"?

Không bạn ạ, các doanh nghiệp đã thay đổi tư duy. Bạn cần tin vào số liệu hơn thay vì chỉ "nghĩ rằng". Bởi vì bạn cần khảo sát khách hàng cảu mình, theo thời gian bạn sẽ có dữ liệu để phân tích khách hàng thích gì, muốn gì và với việc này bạn có một công cụ thực tế là Google Forms giúp bạn khảo sát. 

Sau khi khảo sát, hãy lưu trữ dữ liệu này cho phát triển sản phẩm, nghiên cứu hành vi khách hàng, hỗ trợ khách hàng... những dữ liệu này còn quý hơn vàng với 1 doanh nghiệp vì nó là công cụ giúp bạn phát triển doanh nghiệp bền vững.

Biểu mẫu là một nguồn khảo sát tuyệt vời để thu thập dữ liệu về tâm trạng hiện tại trong công ty. Giao tiếp trong nhóm được cải thiện có nghĩa là các yêu cầu và cung cấp dịch vụ cho khách hàng sẽ trở nên ít hối hả hơn.

Tạm kết

Google Workspace là giải pháp của Google dành cho các công ty đang tìm cách số hóa từng bước nơi làm việc số của họ. Nó là một gói gồm hơn 17 ứng dụng tốt để giúp bạn giao tiếp, điện toán đám mây, cộng tác và hơn thế nữa.

Trong tương lai, có thể có thêm các công cụ dành riêng cho khách hàng được Google phát triển giúp bạn không bị chậm lại so với thế giới. Hãy số hóa doanh nghiệp của mình ngay hôm nay để không bị chậm lại so với thế giới nhé.

Tham khảo thêm

• Cập nhật mới Google Workspace trong bản phát hành 18/12/2020
• Điều gì sẽ xảy ra với gói lưu trữ không giới hạn G Suite khi chuyển sang Workspace?
• Google Workspace được cập nhật, tự động hóa nhiều hơn
• Nhiều cải tiến bảo mật đáng giá trong Google Workspace
• 8 công cụ miễn phí từ Google phải biết và cần cho trang web doanh nghiệp